Digital Mailroom:
Effizienz statt Papierkram
Die Einführung eines Digital Mailroom trägt dazu bei, Geschäftsprozesse zu modernisieren, die Produktivität zu steigern und die Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern.
HERAUSFORDERUNG
Die manuelle Verarbeitung der Eingangspost ist veraltet und ineffizient, geprägt von Fehleranfälligkeit, langen Durchlaufzeiten sowie begrenzter Skalierbarkeit. Zudem führen Medienbrüche zu weiteren Komplikationen – siehe Grafik rechts.
UNSERE LÖSUNG
Unsere Lösung umfasst die Evaluation und Implementierung eines Digital Mailrooms für verschiedene Eingangskanäle wie Post, E-Mail und weitere elektronische Kanäle (Portale & Apps). Wir optimieren die Briefverarbeitung durch hochmoderne Scanning-Center, implementieren Technologien für Extraktion und Klassifikation sowie Regelwerke für die Verteilung in elektronische Postkörbe. Unsere Lösung integriert sich nahtlos mit bestehenden Systemen und ermöglicht effiziente Archivierung.
UNSERE VORTEILE
Effizienzsteigerung
Innovativ und effizient: Der Digital Mailroom automatisiert die Verarbeitung eingehender Dokumente durch Erfassung, Sortierung und Verteilung. Das reduziert manuelle Aufgaben und beschleunigt die Postbearbeitung, sodass Mitarbeiter sich auf anspruchsvollere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Beschleunigte Bearbeitungszeiten
Dank fortschrittlicher Technologien wie automatischer Texterkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI) erfolgt die Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten in Rekordzeit. Die digitale Verfügbarkeit ermöglicht eine schnellere Weiterleitung und Bearbeitung, besonders wichtig für zeitkritische Informationen.
Präzisere Daten & Compliance
Durch automatisierte Erfassungstechnologien werden menschliche Fehler minimiert, was zu einer präziseren Datenerfassung führt. Digitale Daten ermöglichen eine bessere Überwachung und Analyse, wodurch Compliance-Richtlinien effektiver eingehalten werden können.
Kosteneinsparungen
Durch die Automatisierung von Posteingangsprozessen verringert sich der Bedarf an physischem Stauraum für Papierdokumente erheblich. Gleichzeitig führen weniger manuelle Eingriffe und schnellere Bearbeitungszeiten häufig zu niedrigeren Betriebskosten und einer effizienteren Nutzung von Ressourcen.
PROZESS
UNSER ANGEBOT IM BEREICH INPUT MANAGEMENT
Input Management Consulting
- Lösungsevaluation
- Konzeption der end-to-end Dokumentprozesse
- Aufbau, Customizing und Optimierung der Input Management-Lösung auf Basis inadox, Parashift, Insiders smart FIX und TCG DocProStar
Workflow & Automatisierung
- Identifikation des Automatisierungspotenzials
- Evaluation der geeigneten Lösung auf Basis einer Low Code Automatisierungslösung oder RPA
- Customizing der Lösung
DMS / Archiv
- Lösungsevaluation
- Bereitstellung der DMS / Archivlösung auf Basis von SER DOXIS oder IBM Filenet oder Unterstützung bei der Einführung der kundenseitig evaluierten Lösung
- Migration der Datenbestände
Erfahren Sie mehr zu Input Management
ÜBER INACTA
Seit 2009 ist die Inacta AG Ihr vertrauensvoller Partner für Innovation und digitale Transformation. Als unabhängiges Schweizer IT-Beratungs-unternehmen mit über 100 Mitarbeitenden setzen wir unsere Expertise im Technologie-Consulting, der Softwareentwicklung und Systemintegration für unsere Kunden aus den Branchen Banken, Versicherungen sowie dem Gesundheitswesen ein.
“Ich liebe meinen Job, weil er meine Leidenschaft für Innovation und meine Freude an Herausforderungen vereint. Jeder Tag mit meinem Team ist eine inspirierende Reise zum Erfolg.”
Fabian Seimer
Partner & Head of Input Management
Inacta
IHRE KONTAKTPERSON
Florian Leiprecht
Business Development
«Mit der inadox SUITE (SaaS) bieten wir unseren Kunden eine herausragende digitale Lösung für effizientes Input Management an.»