Zentralisierter, elektronischer Posteingang

Ausgangslage

Unser Kunde, eine grosse Unfallversicherung, verarbeitete an knapp zwanzig Standorten über 3 Mio. Sendungen Eingangspost papierbasiert.

Dieses Vorgehen bedeutete hohen logistischen Aufwand bei gleichzeitig geringer Nachvollziehbarkeit. Ausserdem war dadurch die flexible Verlagerung von Aufgaben (über Standortgrenzen hinweg) erschwert.

Mit dem Projekt verfolgte der Kunde das Ziel, die Eingangspost vollständig zu digitalisieren und alle folgenden Bearbeitungsprozesse elektronisch abzuwickeln.

Leistungen inacta

inacta war federführend bei der Erarbeitung des Business Cases und der Erstellung der Vorstudie. In der Folge unterstützten wir unseren Kunden beim Aufsetzen des Projektes und der Planung der Projektphasen, inkl. Pilotphase. Dies beinhaltete auch die Berechnung von Sourcing-Szenarien bis zur Auswahl eines geeigneten Partners für Logistik und Scanning.

Im Rahmen der Umsetzung  wurde die Briefpost direkt zum Scan-Dienstleister umgeleitet. Nach erfolgter Digitalisierung erfolgte die Erkennung und automatisierte Zuordnung des heterogenen Dokumentguts zum korrekten Prozess oder Empfänger. Auch alle nachfolgenden Schritte der Sachbearbeitung erfolgten im Anschluss elektronisch.

Zu diesem Zweck wurde von inacta eine Postkorbanwendung konzipiert, evaluiert und umgesetzt, die allen funktionalen Anforderungen gerecht wird. Sie besitzt zudem Schnittstellen zu allen in diesem Kontext relevanten Kernsystemen des Kunden
inacta unterstützte den Kunden zudem bei der Pilotierung, inkl. deren systematischer Auswertung und dem anschliessenden Rollout. Dies beinhaltete auch eine wesentliche Rolle im Rahmen von Vorortbetreuung, Mitarbeiterschulung und Changemanagement.

inacta übernahm für den Kunden die übergreifende Co-Projektleitung, die technische Projektleitung sowie verschiedene Teilprojektleitungen.

Nutzen für den Kunden

An verschiedenen Stellen konnten Aufwände reduziert werden, hauptsächlich im Bereich Logistik, aber auch durch den Wegfall verschiedener manueller Tätigkeiten und Arbeitsschritte auf Seiten der Sachbearbeiter. Die im Business Case berechneten Einsparungen konnten in vollem Umfang erreicht werden.
Mit Umstieg auf den neuen Prozess wurde die Eingangspost früh und durchgängig digitalisiert. Dies stellt einen wesentlichen Beitrag zur einheitlichen, elektronischen Verarbeitung des Informationseingangs über alle Eingangskanäle dar.

Kürzere Durchlaufzeiten und ein durchgängiges Monitoring des gesamten Posteingangsprozesses tragen zusätzlich zum Gesamterfolg des Projekts bei.

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