Zeit für intelligente Raumnutzung

1. September 2021

Die «nine to five»-Bürowelt setzt im Zuge der Digitalisierung Staub an. Home-office, Teilzeitarbeit, Arbeitsteilung, neue Familienmodelle und Arbeitsnomadentum drängen klassische Formen der Arbeitswelt zum Wandel. Hybrides Arbeiten, Co-Working und Flexibilität prägen die neue Normalität. Die Büropräsenz wird unregelmässiger. Allzeit jedem sein Schreibtisch, jedem sein Parkplatz… das wird nicht mehr benötigt. Räumlichkeiten werden anders genutzt, was neue Herausforderungen und Chancen für Arbeitgeber, Mitarbeitende und Eigentümer mit sich bringt. Verwaiste und auch überfüllte Büros sollen aus Effizienz- und Sicherheitsgründen vermieden werden. Dies hat Inacta erkannt und dank langjähriger Erfahrungen mit digitaler Transformation und Technologieeinsatz eine neue Innovation geschaffen: inaspace ermöglicht mit App und Sensoren eine intelligente Raumnutzung. Diese birgt grosses Potenziale für

  • Mieter – datengesteuerter Arbeitsplatz; gesunde und sichere Umgebung für die Menschen und Mitarbeitenden (Büroräume und auch Freizeiteinrichtungen wie Restaurants, Kinos, Fitnesscenter etc.); vorteilhaftes Employer Branding mit Signalwirkung hinsichtlich Aufgeschlossenheit für hybride Arbeitsformen; interaktives Arbeitsplatzerlebnis; Kosteneffizienz dank optimaler Raumauslastung
  • Vermieter/Immobilienverwalter – datengesteuerte und energieeffiziente Immobilie; verbesserte Dienstleistungen dank kontinuierlichem Sammeln von Feedback; Kostenminimierung und Maximierung der Customer Experience der Mieter.
  • Eigentümer – Erhöhung der Bindung und Kundenneugewinnung; sichere Rückkehr der Mieter und deren Mitarbeitenden in die Räumlichkeiten; intelligente Verbinden von Technologien aus bestehendem Gebäudeportfolio mit einer neuen zentralen Plattform.

Aspekt #1: Effiziente Verwaltung

FlexOffice, Shared Desks und Social Distancing fordern die Raumverwaltung. Leerstehende Räume sind kostenineffizient. Überfüllte Büros bergen gesundheitliche Risiken und gefährden eine angenehme, produktive Arbeitsumgebung.
Benutzerfreundliche Software-Lösungen und Mobile-Applikationen verbunden mit Belegungssensoren ermöglichen eine optimale Raumverwaltung. Über die App/das Web oder Outlook-Integration können Shared-Working-Stationen, Sitzungszimmer und Autoparkplätze innert Sekunden gebucht werden. Die Verfügbarkeiten sind jederzeit ersichtlich. Reservationen können in Echtzeit vorgenommen und wieder freigegeben werden. Aufgrund der vorgenommenen Reservation ist die Eruierung der jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer möglich, sofern die Datenerfassung nicht anonym vorgenommen werden soll. Dies bringt auch ein Vorteil zu Pandemiezeiten mit sich: Infektionsketten können gezielter gebrochen werden.
Ist ein Beamer defekt oder leckt ein Wasserhahn, können Mitarbeitende über die App mit wenigen Klicks den Hauswartdienst informieren – Foto machen, kommentieren, Position melden. Zudem können Informationen zum Bürogebäude – beispielsweise hinsichtlich Renovationsarbeiten – über einen internen Newsfeed geteilt werden.

Der Fall L’Oréal Deutschland GmbH

Dank der Installation von IoT-basierte Belegungs- und Umgebungssensoren konnten Büroräumlichkeiten reorganisiert werden. 

Die Ergebnisse: 15% Erhöhung der Raumeffizienz, Verschlankung des Schreibtisch-pro-Mitarbeiter-Verhältnisses von 1 auf 0,8 bis gar 0,6, 20% der Räumlichkeiten in Fokus- und Begegnungszonen umgestaltet, 300% ROI.

Aspekt #2: Optimales Raumklima

Neben Belegungssensoren können im Zusammenhang mit inaspace auch Umweltsensoren installiert werden. Diese messen Parameter wie Luftqualität, Raumtemperatur und Feuchtigkeit in geschlossenen Räumen. Eine optimale Luftqualität fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und dadurch auch deren Effizienz. Mit dem Auswerten der erhobenen Umweltdaten kann das Raumklima in Innenräumen optimal kontrolliert und reguliert werden. Normabweichungen werden via E-Mail, SMS oder Chat-Programme wie Microsoft Teams gemeldet. Dieser Kontrolle zugunsten des optimalen Raumklimas kommt zu Zeiten von Corona eine zusätzliche Bedeutung zu, denn stete und kontrollierte Zufuhr von Frischluft erhöht die Sicherheit am Arbeitsplatz substanziell.

Der Fall Cobblestone

Rund 80% der Räumlichkeiten werden mit einem automatischen Fenstersystem belüftet. Doch die Luftqualität war nicht gut. Die Installation von Umweltsensoren zeigte, dass die automatisierte Fensteröffnung nicht zum notwendigen Zeitpunkt erfolgte.

Die Ergebnisse: umfassende, granulare Daten ermöglichten die Neuprogrammierung der Belüftung mit Frischluftzufuhr zum benötigten Zeitpunkt; besseres Raumklima, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Effizienz.

Aspekt #3: Das Bürogebäude in der Hosentasche

Die vorgenannte Möglichkeit der Reservation von Räumlichkeiten in Echtzeit kann mit Standortinformationen erweitert werden. Sollte das gewünschte Meeting-Zimmer besetzt sein, eröffnet die Applikation automatisch Vorschläge für nahe gelegene, freie Räumlichkeiten. Agile Teams können sich Treffpunkte individuell einrichten und über die Applikation die jeweilige Position kommunizieren.

Doch bestehen Büros und Co-Working Spaces oftmals nicht nur aus Arbeitsräumen. Mit der Mobile-App können Zutrittsrechte vergeben, Schliessfächer verwaltet, Mensa-Speisekarten eingesehen und Fahrstühle bedient werden – individuell über die Handy-Tastatur.

Der Fall Škoda

Komplex strukturierte Bürogebäude verursachten Zeitverluste bei Mitarbeitenden und schlechtes Raumklima. Zudem sorgten Raumüberbuchungen vermehrt für Unzufriedenheit. Škoda installierte Navigations- und Umweltsensoren.

Die Ergebnisse: einfache, gezielte Indoor-Navigation dank App minimiert Gehdistanz und erhöht Effizienz; optimale Raumbeheizung dank Raumklima-Monitoring.

Aspekt #4: USP für Vermieter und Eigentümer

Mit einer intelligenten Raumnutzung kann der Infrastrukturbedarf einer Firma spezifiziert werden. Mittel- bis langfristig können Reduktion, Ausweitung und Umnutzung von Infrastrukturen antizipiert werden. Damit wird auch eine höhere Kosteneffizienz erzielt, was wiederum die Resilienz von Unternehmen und Organisationen erhöht.

Mit diesem Aspekt  vor Augen ist inaspace auch für Vermieter und Eigentümer von Liegenschaften interessant. Die Ausstattung mit einer intelligenten Raumnutzung schafft einen USP (Unique Selling Proposition) und bringt den Mietern Mehrwert und Kontrollmöglichkeiten bezüglich ihres Raumbedarfs. Im Idealfall reduziert dies die Frequenz der Mieterwechsel und begünstigt das Eingehen langfristiger Mietverträge: Unternehmen nutzen im Rahmen ihrer finanziellen Möglichkeiten Räume effizient und sichern den Geschäftserfolg dank reduzierten Immobilienaufwänden.

Der Fall Castellum

Der Immobilienverwalter installierte Sensoren zur Belegungs- und Umgebungsanalyse in seinem gesamten Gebäudeportfolio.

Das Ergebnis: Mehrwert für Mieter dank gegebener Analysemöglichkeiten der Raumauslastungen und des Raumklimas, wodurch von Beginn weg kosteneffiziente Raumnutzung und -verwaltung ermöglicht wird.

inaspace – die Lösung für eine intelligente Raumnutzung und -bewirtschaftung

Mit inaspace gelingt die Raumoptimierung. Das Rundum-sorglos-System umfasst Soft- und Hardware-Komponenten. Aus den Web- und App-Lösungen sowie verschiedenen Sensoren kann die Ausprägung der intelligenten Raumnutzung je nach Bedarf modular zusammengestellt werden.

Die schnell montierten Sensoren – es gibt Belegungs-, Umwelt- und Navigation-Sensoren – und die benutzerfreundliche Software ermöglichen datengestützte, effiziente Entscheide. Es können auch bestehende Sensoren integriert werden. Über die Zeit betrachtet und ausgewertet können Art und Anzahl der Arbeitsplätze nach effektivem Bedarf bereitgestellt werden. Die Mitarbeitenden profitieren von mehr Flexibilität und Sicherheit und das Facility Management erhält ein einfaches Hilfsmittel zur Hand.

Alle erhobenen Daten und vorgenommenen Buchungen werden laufend auf der zentralen inaspace Plattform gesammelt, was eine online Auswertung ermöglicht. Zudem können über diese Plattform Verwaltungsaufgaben wie beispielsweise das Erteilen von Zutrittserlaubnissen vorgenommen werden. Damit es für die Plattform-Nutzerinnen und -Nutzer einfacher und verständlicher ist, werden die Daten in Dashboard-Diagrammen aufbereitet und wichtige Werte hervorgehoben. Hier können auch Daten aus unterschiedlichen Zeitfenstern (z.B. vor und nach einer Umnutzung) miteinander verglichen werden. Besonders in Zeiten der Pandemie, kann die Web-Applikation anhand der archivierten Arbeitsplatz-Buchungen auch als Hilfsmittel für das Contact-Tracing genutzt werden.

Und Last but not Least: die inaspace-Lösungen und -Services erlauben individuelles Company Branding. Farbpalette, Namen und Symbole können auf das CI/CD der jeweiligen Unternehmung angepasst werden. Zudem kann die individualisierte Gebäude-App im App Store und bei Google Play veröffentlicht werden.

Mehr Resilienz dank Effizienz

Die Installation von inaspace – Hardware und Software – bedarf keinen Änderungen an bestehenden Einrichtungen oder am Bau selbst. Bereits vorhandene, funktionierende Sensoren können friktionslos in die inaspace-Umgebung eingebunden werden. Zudem geht damit keine zusätzliche WLAN-Belastung einher, da die installierten Sensoren ihre erhobenen Daten über Funkwellen auf die zentrale inaspace Plattform senden. Der Kostenaufwand beschränkt sich also auf die Beschaffung der Software und allfällige Hardware (Sensoren) sowie die Installation.


Ansprechpartner

Roger

Roger Grob

Product Owner
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