Weniger Papier in der Immobilienbewirtschaftung

22. Juli 2021

In der Immobilienbewirtschaftung wird von der Bewerbung bis zur Rücknahme des Mietobjekts vieles auf Papier verarbeitet. Unser Kunde hat sich zum Ziel gesetzt, dies zu ändern.

Je länger die Corona-Pandemie und damit verbunden die Pflicht zum Homeoffice angedauert hat, desto höher wurde der Druck zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unser Kunde – ein Unternehmen, das in der Immobilienbewirtschaftung und im Bereich der Projektentwicklung tätig ist – hat hierauf reagiert und Enterprise Content Management (ECM) als Basis für die digitalen Geschäftsprozesse eingeführt. Dabei stand nicht die Produktevaluation im Vordergrund, sondern die konkrete Umsetzung. Die Rahmenbedingungen in Bezug auf die anzuwendenden Tools und miteinzubeziehenden Dienstleister waren durch die Muttergesellschaft bereits vorgegeben.


INITIAL-SCANNING UND DIGITALER POSTEINGANG

Das Projekt gliederte sich in zwei wesentliche Teile. Einerseits musste die physische Ablage vollständig digitalisiert werden. Hier wurde vom Initial-Scanning gesprochen. Andererseits muss die komplette Eingangspost auf den digitalen Posteingang umgestellt werden. Beiden Teilen gemeinsam war, dass eine einheitliche Taxonomie verwendet werden sollte. Zusammen mit Fachvertretern wurde die Taxonomie definiert, bestehend aus Dokumentarten und -typen sowie der Aktenstruktur. In Bezug auf die Aktenstruktur orientierte sich der Kunde an der Struktur der Geschäftsobjekte in der primären Geschäftsapplikation, die zur Verwaltung der Vermietungen verwendet wird.

Zur Vorbereitung des Projekts wurden die bestehenden Akten in den vergangenen Jahren schon auf das Initial-Scanning vorbereitet. Mittels Deckblätter erfolgte eine Zuordnung zur jeweiligen Akte. Die Aktenstruktur – und damit einhergehend die entsprechende Vorbereitung der Akten – war einer der Knackpunkte dieses Projekts. Einerseits war die bisherige Aktenstruktur wesentlich weniger granular (differenziert) und andererseits hatten sich Begriffe festgesetzt, die nicht unbedingt zu den Begriffen in der Geschäftsapplikation passten. Mit ausführlichen Schulungen und fachkundiger Unterstützung vor Ort während der Einführung konnte diese Klippe umschifft werden.

TAXONOMIE TRAINIEREN

Damit die Dokumente aus den bestehenden Akten und die neu eingehenden Dokumente gleichermassen schnell aufzufinden sind, wurde die Taxonomie in der Beleglesung trainiert. Dies ermöglichte die gleiche Verarbeitung der gescannten Dokumente im Initial-Scanning wie auch beim digitalen Posteingang. Da eine Einführung in einem Schritt nicht möglich war, wurde das Initial-Scanning in mehrere Phasen aufgeteilt. Nach jeder Phase sind die Erkenntnisse wieder in das Training der Beleglese Software eingeflossen. Somit konnte die Automatisierung mit jeder Phase gesteigert werden. Ausserdem wurde mit den kleinen Bewirtschaftungseinheiten begonnen, sodass die grosse Masse der Dokumente erst gegen Ende der Phase des Initial-Scannings und damit schon mit viel zusätzlicher Erfahrung verarbeitet werden konnte.

MIT DEN AKTEN INS SCAN-CENTER

Die physischen Akten wurden in versiegelte Kisten gepackt und zum Scan-Center transportiert. Die Rahmenbedingungen wurden hier von einer Archivmigration aus der Geschäftsbücherverordnung GeBüV abgeleitet. Beim Scanning der Akten zeigte sich, welche Bewirtschaftungseinheit die Akten ordentlich strukturiert und den

alten Bestand aussondiert hatte. Je besser dieser Arbeitsschritt erfolgte, umso schneller konnte die Digitalisierung und Klassifikation der Dokumente geschehen. Gerade das Aussortieren von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden, ist einer der wesentlichen Punkte, der in so einem Projekt Erfolg bringend ist.

DIGITALE ZUSTELLUNG DER GESAMTEN POST

Parallel zum Initial-Scanning bzw. zum Fortschritt dessen in den Bewirtschaftungseinheiten, wurde der Posteingang an das Scan-Center umgeleitet und die eingehende Post dort digitalisiert. Die Bewirtschafter:innen erhielten ab diesem Zeitpunkt die Post ausschliesslich über elektronische Aufgaben in ihren digitalen Posteingang zugestellt. Eine Ausnahme wurde definiert: Die Mietverträge werden weiterhin direkt den Bewirtschafter:innen physisch zum Gegenzeichnen zugestellt. Eine Anpassung in Bezug auf diese Dokumente hätte die Prozesskosten erhöht und die Prozesse verlangsamt.

Da die Bewirtschafter:innen auch Zugriff auf die Dokumente aus Bauprojekten benötigen, sollte eine einheitliche Lösung zur Verfügung stehen, auf die dann alle zugreifen können. Im Laufe von umfangreichen Bauprojekten entstehen viele Dokumente in unterschiedlichen Versionen. Damit die Projektersteller:innen die Übersicht behalten, wurde auf der Ebene «Liegenschaft» eine einheitliche Struktur in Form von sogenannten Klammern erstellt. Diese Struktur orientiert sich am Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverein SIA mit deren Normen und greift somit die Anforderungen aus den Projekten und der Bewirtschaftung auf. Beide Parteien haben Zugriff auf alle Dokumente. Die Zusammenarbeit wird dadurch substanziell erleichtert.

AUCH AUS DEM HOMEOFFICE MÖGLICH

Die komplette Planung dieses Projekts, inkl. Analyse und Implementierung, sowie die Schulungen der Bewirtschafter:innen, erfolgte pandemiebedingt aus dem Homeoffice heraus – ein Modell, das bei Bedarf auch in Zukunft zur Anwendung kommen kann. Trotz der Homeoffice-Situation konnte das Projekt erfolgreich im vorgegebenen Zeitrahmen umgesetzt und abgeschlossen werden. Das Unternehmen hat einen grossen Schritt hin zu digitalen Geschäftsprozessen gemacht. Aber, und das soll hier nicht verschwiegen werden, das war nur der erste Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Nach Abschluss des Projekts müssen weitere folgen und insbesondere auch bestehende Geschäftsprozesse digital gedacht werden. Auch dabei unterstützen wir gerne.


Ansprechpartner:

Jürg

Jürg Porro

Head Business Consulting & Healthcare
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