Taxonomie

19. Mai 2020

 

Eine Taxonomie beschreibt in Bezug auf elektronische Dokumente eine Systematik, nach welcher diese geordnet und klassifiziert werden. Häufig wird dafür das Konzept von Dokumenttypen verwendet. Letztere werden häufig zu sogenannten Dokumentarten oder -klassen zusammengefasst. Sie bilden in ihrer Gesamtheit die Klassifikation, in die ein Unternehmen seine Dokumente - häufig inhaltsbasiert - einordnet.

So weit so gut - nur warum das Ganze?

Es gibt primär zwei Gründe dafür, dass Unternehmen sich mit einer übergreifenden Dokument-Taxonomie befassen. Erstens fordert der Gesetzgeber in der Schweiz mittels Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) die systematische Ordnung aller geschäftsrelevanten Belege bzw. Dokumente, sodass diese für die Erfüllung von Nachweispflichten nachvollziehbar identifiziert und abgerufen werden können. Andererseits kann sich die Ordnung von Dokumenten positiv auf die Prozesseffizienz auswirken. Denn systematisch archivierte Dokumente sind im Geschäftsalltag rascher wiedergefunden und die benötigten Informationen stehen somit früher zur Verfügung.

Wie wir in unseren Projekten feststellen, kann die Erarbeitung einer Taxonomie eine Gratwanderung werden. Die beiden genannten Beweggründe stellen unterschiedliche Anforderungen an die Ausgestaltung der Taxonomie: während durch eine feinmaschigere Taxonomie die Dokumente bzw. die darin enthaltenen Informationen genauer beschrieben werden, macht eine solche den täglichen Umgang mit Dokumentmanagementsystemen umständlicher: bei der erstmaligen Klassifizierung eines Dokuments muss zwischen mehr Dokumenttypen der passendste eruiert werden, wodurch die Fehlerquote - sei es in der manuellen wie auch in der automatischen Klassifizierung - steigen kann. Eine zu grobe Taxonomie auf der anderen Seite bildet zu grosse Töpfe, in denen die Dokumente dann wieder gesucht werden müssen.

Bei der Festlegung einer angemessene Flughöhe für eine unternehmensweite Taxonomie sollten daher mehrere Faktoren berücksichtigt werden: Spezifische regulatorische Anforderungen der Branche, die Geschäftsprozesse, der Zugriffsschutzbedarf oder eine Analyse des Informationsbedarfs der Mitarbeiter können wertvolle Grundlagen bilden. Deren Berücksichtigung gilt es im Einzelfall im konkreten Vorhaben gegeneinander abzuwägen, damit eine nachhaltige Systematik erarbeitet werden kann.

Ansprechpartner

Jürg

Jürg Porro

Head Business Consulting & Healthcare
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