Sitzungsdossier, Sitzungsverwaltung und Antragsworkflow für Geschäftsleitung eines grossen Versicherers

Ausgangslage

Unser Kunde, eine grosse Versicherung, hatte ein umfassendes Vorhaben im Bereich „elektronischer Posteingang und Postkorb“ mehrheitlich abgeschlossen.
Die Herausforderung bestand nun darin, zusätzlich zum Posteingang weitere Prozesse auf die elektronische Dossierführung umzustellen. Um dies zu erreichen, wurde das Gesamtprojekt „Elektronische Geschäftsverwaltung“ gestartet. Als eines der Pilotprojekte wurde das Sitzungsdossier der Geschäftsleitung ausgewählt.

Das Ziel dieses Projektes war es, zusätzlich zur Bereitstellung eines elektronischen Dossiers auch die Geschäftsverwaltung auf elektronischer Basis umzusetzen.

Leistungen Inacta

Inacta unterstützte den Kunden bei der Strukturierung und Planung des Gesamtprojektes sowie der übergeordneten Führung und Steuerung. Für das Pilotprojekt „GL-Sitzungsdossier“ übernahm Inacta die operative Projektleitung.

In der Konzeptphase verantwortete Inacta das Anforderungsmanagement und erstellte das Fachkonzept als Grundlage für die Spezifikation des externen Lieferanten. Die folgenden Konzepte wurden ebenso durch Inacta erstellt: das Migrationskonzept (Ablösung der bisherigen Pendenzen-Verwaltungslösung), das Testkonzept für die neue Gesamtlösung und das Einführungs- und Ausbildungskonzept.

Neben diesen inhaltlichen Ergebnissen verantwortete Inacta auch das Testmanagement und die Testdurchführung und unterstützte und betreute die Key-User bei der Einführung auf Basis der durch Inacta erstellten Ausbildungsunterlagen und Handbücher.

Nutzen für den Kunden

Das Sitzungsdossier, die Sitzungsplanung und -verwaltung sowie die Geschäftskontrolle (Pendenzenmanagement) konnten zum gewünschten Termin produktiv gesetzt werden. Es wurden sowohl einige der bereits abgeschlossenen GL-Sitzungen nachgeführt als auch die gesamten Daten der bisherigen Pendenzenverwaltung erfolgreich übernommen.

Der Status sämtlicher Anträge an die GL und der Prozess der Eingabe und Prüfung sind neu für Berechtigte jederzeit ersichtlich. Änderungen an Dokumenten können jederzeit nachvollzogen werden und nach Abschluss der Sitzungen sind alle Informationen nur noch schreibgeschützt zugänglich.

Dank einer Volltextsuche sind die Unterlagen und Beschlüsse für Berechtigte sofort auffindbar und die Mehrfachablage von Dokumenten in verschiedenen Versionsständen auf Gruppenlaufwerken und in E-Mailpostfächern konnte massiv reduziert werden.