Prozessdigitalisierung im Unfallversicherungsgeschäft

Ausgangslage

Wenn bei der Sachbearbeitung geschäftsrelevante E-Mails zur Archivierung anstanden, hatte dies einigen manuellen Aufwand und eine Reihe von Medienbrüchen zur Folge. Ausserdem stand das Dokument erst mit mindestens einem Tag Verzögerung im Archiv zur Verfügung. All dies hatte unter anderem zur Folge, dass sicher nicht alle Mail-Inhalte, die zu archivieren gewesen wären, auch tatsächlich archiviert worden sind.

Die Fallbearbeitung erfolgte hybrid: Für die Fallführung stand ein entsprechendes Kernsystem zur Verfügung; für die zugehörigen Dokumente war das physische Dossier führend, zum Teil wurden Dokumente aber auch elektronisch archiviert. Neben verschiedenen anderen Einschränkungen, die sich aus dieser Ausgangslage ergaben, gestaltete sich die Herausgabe von Dossiers oder Teilen hieraus an externe Parteien besonders aufwändig: Entweder mussten die entsprechenden Dokumente fotokopiert oder Dokument für Dokument eingescannt werden.

Leistungen Inacta

In einem ersten Schritt erarbeiteten wir mit den betroffenen Fachbereichen ihre Anforderungen an inadox MAIL, inadox DISPATCHER und inadox DOSSIER, besonderes Augenmerk wurde dabei auf die verschiedenen fachlich motivierten Archivierungsszenarien und deren Unterstützung durch die Lösung gelegt. Nach Ableitung der Vorgaben für Konfiguration und Anpassungen sowie der Anforderungen an Schnittstellen zu verschiedenen, durch externe Dienstleister betriebene Umsysteme nahmen wir auch Konfiguration und Erweiterung der beiden Produkte sowie ihre Integration mit den beteiligten Umsystemen vor – von der Konzeption bis zur Produktivsetzung der Email-Management-Lösung dauerte es lediglich drei Monate.

Die beiden Lösungen werden beim Kunden betrieben und durch uns betreut. Ausserdem begleiteten wir den Kunden bei der Digitalisierung seiner Papierpost und dem nachträglichen Einscannen seiner physischen Dossiers.

Nutzen für den Kunden

Mit inadox MAIL kann der Sachbearbeiter geschäftsrelevante Email-Inhalte mit wenigen Mausklicks archivieren und friktionslos mit dem Ergebnis in den Kernsystemen weiterarbeiten. Die einfache Bedienung reduziert den Aufwand für die Archivierung erheblich und trägt ihren Anteil dazu bei, dass geschäftrelevante Mail-Inhalte auch wirklich im jeweiligen Geschäftskontext archiviert werden.

Mit der Einführung von inadox DOSSIER profitiert der Kunde von allen Vorteilen, die die elektronische Dossierführung ganz allgemein mit sich bringt: räumliche Unabhängigkeit, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Zugriffe sowie digitale Verarbeitung. Das inadox DOSSIER stellt dem Anwender eine ganze Reihe leistungsfähiger Funktionen zur Dossierverwaltung zur Verfügung, unter anderem für die Herausgabe von Dokumenten nach extern – mit Inhaltsverzeichnis, Nummerierung und in elektronischer Form.