Postkorb und Dossier für einen Unfallversicherer

Ausgangslage:

Vor Einführung der Lösung wurde die Eingangspost unserem Kunden in physischer Form seinen über die ganze Schweiz verteilten Standorten zugestellt. Interne Zuordnung und nachfolgende Bearbeitung erfolgten uneinheitlich und waren mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Sowohl für die unmittelbar Beteiligten als auch auf Management-ebene war der Eingangsprozess wenig transparent.

Der Rückgriff auf Dokumente gestaltete sich schwierig: diejenigen Dokumente, die in elektronischer Form vorhanden waren, waren entweder nur aus Kernapplikationen in vergleichsweise starrer Form zugreifbar oder waren in diversen Laufwerken abgelegt.

Physische Dokumente wurden in der Regel in Papierdossiers aufbewahrt. Für eine Standort-übergreifende Zusammenarbeit mussten die Dossiers von einem Standort zum anderen geschickt werden.    

Leistungen inacta:

inacta hat den Kunden das gesamte Projekt über begleitet, von der fachlichen und technischen Konzeption, über der Wahl des passenden Betriebsmodells und die Implementierung der Lösung bis hin zur Einführungsbegleitung vor Ort.

Durch die enge Einbindung der Fachanwender bei der Modellierung und die Umsetzung entsprechender Schnittstellen ist eine nahtlos in die Zielumgebung integrierte, durchgängige Lösung entstanden: heute wird die Eingangspost der über 20 Standorte zentral durch SPS eingescannt und verschiedene Merkmale erkannt. Die Dokumente erreichen den Kunden in digitaler Form, abhängig vom Erkennungsgrad können Dokumente unmittelbar automatisiert an das jeweilige Zielsystem weitergegeben oder vorgängig für den Sachbearbeiter bereitgestellt werden. Der Rückgriff auf die archivierten elektronischen Dokumente erfolgt über eine strukturierte Dossiersicht. Die Digitalisierung und Archivierung bereits vorhandener Papierdossiers wurde ebenfalls von uns begleitet.  

Nutzen für den Kunden:

Mit Einführung der Postkorblösung konnte der Kunde organisationsweit (im Kerngeschäft und den weiteren Führungs- und Supportabteilungen) einheitliche Standards für Zuteilung, Verarbeitung und Ablage der Eingangspost etablieren, der gesamte Prozess ist durchgängig nachvollziehbar geworden. Der Umgang mit Dokumenten ist heute GeBÜV-konform.

Durch die Digitalisierung des Posteingangs und die Einführung des elektronischen Dossiers wurden die Rahmenbedingungen für die Umsetzung standortübergreifender Prozesse wie eine gemeinsame Fallbearbeitung oder die Zentralisierung bestimmter Aufgaben erheblich verbessert. Zudem können standardisierbare Abläufe (auch kontinuierlich) automatisiert und damit Aufwände reduziert werden. Ganz allgemein verkürzen sich Durchlaufzeiten. Insgesamt hat unser Kunde mit diesem Projekt einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum digitalen Unternehmen getan.

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