Einführung einer E-Mail Management Lösung

Ausgangslage

Die Anzahl der eingehenden E-Mails, welche geschäftsrelevanten Kontext beinhalten, nehmen kontinuierlich zu. Diese zu erkennen und im entsprechenden Geschäftsfall korrekt abzulegen, stellt nach wie vor eine grosse Herausforderung für Unternehmen dar. So erging es auch einem unserer Kunden, einer grossen Versicherung: Obwohl die Mitarbeitenden bereits mit elektronischen Falldossiers arbeiteten und auch eine E-Mail Archivierung im Einsatz war, konnten fallbezogene E-Mails nur umständlich zum entsprechenden Falldossier abgelegt werden.

Ziel dieses Kunden war, mit einer Lösung die relevanten E-Mails effizient dem richtigen Falldossier zuführen zu können. Dabei sollte für die E-Mail und deren Anhänge das Format einheitlich und die Qualität in der Ablage konstant gut sein.

Leistungen inacta

Da der Kunde bereits eine elektronische Dossierlösung und eine vorgelagerte elektronische Postkorblösung im Einsatz hatte, fehlte nur noch die Möglichkeit, eine E-Mail direkt aus Outlook der Postkorblösung zuzuführen. Mit inadox MAIL von inacta konnte genau diese Lücke geschlossen werden. Je nach Verwendungszweck können E-Mails mit inadox mail, mit oder ohne Bearbeitung der Fachdaten, an ein nachgelagertes System weitergereicht werden.

Zusammen mit dem Kunden haben wir das inadox MAIL, so implementiert, dass die Mitarbeitenden geschäftsrelevante E-Mails mit zwei Mausklicks direkt aus Outlook in den elektronischen Postkorb weitergeben können. Im elektronischen Postkorb werden dann allfällig fehlende, für das elektronische Falldossier relevante Angaben ergänzt.

 

Nutzen für den Kunden

Fallbezogene E-Mails einfach ablegen zu können, trägt dazu bei, dass die elektronischen Falldossiers von den Mitarbeitenden vollständig geführt werden. Dank der zusätzlichen Speicherung der originären msg-Datei, können gewohnte Mail-Funktionalitäten, wie Antworten und Weiterleiten, auch bei bereits abgelegten E-Mails weiterhin angewendet werden.

Alle Anforderungen des Kunden haben wir mit einem pragmatischen Ansatz vollumfänglich abgedeckt. Die Lösung ist optimal in die bestehende Applikationslandschaft integriert und von den Mitarbeitenden nach minimalem Schulungsaufwand bedienbar.

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