Bei Visana hat man E-Mails im Griff
Man wolle mit E-Mails genau so verfahren können wie mit der übrigen Korrespondenz: sie in der ebenso hoher Qualität erstellen, die gleichen Unterschriftenregelungen zur Anwendung bringen und sie genauso systematisch archivieren. Dies waren die Vorgaben der Visana. Dazu war eine Lösung gefragt, die sich sowohl einfach bedienen als auch nahtlos in die vorhandene Systemumgebung integrieren lässt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die geschäftsrelevante E-Mail-Korrespondenz sollte zur Partner-Nummer archiviert werden. Damit sollte dem wachsenden Bedürfnis der Versicherten nach rascher E-Mail-Kommunikation Rechnung getragen werden;
- Gesucht war eine schlanke, pragmatische und benutzerfreundliche Lösung, welche mit geringem Schulungsaufwand eingeführt werden konnte;
- Mit inadox MAIL entscheidet der Mitarbeitende, welche E-Mail archiviert werden soll und kann über das Kernsystem auf das Original bzw. das erstellte PDF/A zugreifen. E-Mails können mit der eingeführten Lösung unmittelbar archiviert, an eine Postkorbanwendung oder an einen Folgeprozess, zum Beispiel im Kontext eines Kernsystems, übergeben werden.
Herausforderung E-Mails
Die steigende Nachfrage ihrer Versicherten nach Kommunikation per E-Mail führte bei Visana Mitte 2014 zum Entscheid, den Einsatz von E-Mails im Geschäftsalltag neu zu regeln.
Bis zu diesem Zeitpunkt war es ihren Mitarbeitenden grundsätzlich untersagt, E-Mails von Versicherten auf diesem Kanal zu beantworten, der Prozess für die individuelle Archivierung eingehender E-Mails war wenig benutzerfreundlich.
Durch organisatorische Massnahmen sollte sichergestellt werden, dass E-Mails nur unter klar definierten Umständen und keinesfalls mit schützenswerten Personendaten versehen verschickt werden.
Mit dem Einsatz einer entsprechenden technischen Lösung sollten die Anwender in die Lage versetzt werden, sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails einfach und gleich der Briefkorrespondenz im Dossier des jeweilgen Versicherten archivieren zu können.
Schliesslich sollten die geltenden Unterschriftenregelungen auch bei ausgehenden E-Mails einfach umgesetzt werden können.
E-Mail Management Framework
Nach Auswertung der Antworten mehrerer potentieller Anbieter kam es zu einer klaren Entscheidung zugunsten der Inacta und deren E-Mail Management Framework inadox MAIL.
Für die Umsetzung des Projektauftrags unterstützten Inacta-Mitarbeitende bei verschiedenen Aufgaben – von der fachlichen Feinspezifikation über technische Implementierung und Integration in die Systemlandschaft der Visana bis zur Erstellung von interaktiven Schulungsmaterialien.
Die Lösung wurde nach gründlichen Tests in verschiedenen Organisationseinheiten, bei deren technischer Auswertung Inacta unterstützte, knapp ein halbes Jahr nach Beauftragung schrittweise produktiv gesetzt.
inadox MAIL
Mit dem Produkt inadox MAIL, einem Add-In für Microsoft Outlook, werden Anwender sowohl für ein- wie für ausgehende E-Mails in die Lage versetzt, individuell zu bestimmen, ob bzw. wie sie die jeweilige E-Mail weiterverarbeiten wollen.
Abhängig von konfigurierbaren Regeln werden dem Anwender bestimmte E-Mails automatisiert für eine bestimmte Weiterverarbeitung angeboten, oder er bestimmt dies selbst.
Mit dem Outlook-Add-In, so wie es bei Visana zum Einsatz kommt, können E-Mails unmittelbar archiviert, an eine Postkorbanwendung für die weitere Bearbeitung oder an einen Folgeprozess übergeben werden.
Zusätzlich können aus einem E-Mail-Postfach – typischerweise Gruppenpostfächer wie info@firma.ch oder schaden@versicherung.ch – automatisiert E-Mails abgegriffen und zur Folgeverarbeitung weitergeleitet werden.
Visana – rundum gut betreut
Die Visana-Gruppe gehört zu den grössten Kranken- und Unfallversicherern der Schweiz. Sie bietet die obligatorische Grundversicherung (OKP) nach Krankenversicherungsgesetz (KVG), Zusatzversicherungen und Sachversicherungen nach Versicherungsvertragsgesetz (VVG) und Unfallversicherungen nach Unfallversicherungsgesetz (UVG) an.