Alle Personalinformationen schnell abrufbar an einem Ort: Die Rehaklinik Bellikon digitalisiert ihre Personaldossiers

Die Rehaklinik Bellikon digitalisiert die informationszentrierten Prozesse Schritt für Schritt. Nachdem die medizinischen Dokumente im Posteingang und beim Versand bereits digitalisiert werden, wollte die Rehaklinik Bellikon auch die Personaldossier elektronisch führen. Dazu wurde die bestehende Lösung mit dem Personaldossier erweitert, das Scanning im HR eingeführt und die aktuellen Papierdossiers digitalisiert.

Ausgangslage

Die Personaldossiers wurden physisch in Aktenschränken geführt. Dies war aufwändig für den Informationsaustausch zwischen der HR-Abteilung und den Linienvorgesetzten.

«Inacta hat uns als Digitalisierungspartner bereits in früheren Projekten überzeugt und so beauftragten wir sie auch für das eMA-Dossier.»
Nicole von Ah-Balsiger, Leiterin Human Resources

Herausforderung

Die Rehaklinik Bellikon erwartete eine Lösung, um zukünftig die Personaldossiers elektronisch und damit effizienter verwalten und archivieren zu können. Die HR-Leitung hatte für das Projekt folgende Ziele formuliert:

• Abschaffung der Papierablage d.h. Digitalisierung der mehreren Hundert aktiven Papierdossiers
• Ablage elektronisch eingehender Dokumente
• Keine Erstellung und Verteilung von Papierkopien an Vorgesetzte
• Ökologische Lösung

Die Mitarbeitenden der HR-Abteilung sollten - abhängig von ihrer Rolle – mittels Zugriffsberechtigungen volle oder eingeschränkte Einsicht erhalten. Zudem bestand die Anforderung, dass die HR-Abteilung auf Verlangen temporäre Berechtigungen für Linienvorgesetzte auf ausgewählte Personaldossier vergeben kann.

Leistungen Inacta

Als Digitalisierungsexperte für informationszentrierte Prozesse wurde Inacta für die Projektleitung, die Erarbeitung des Konzepts sowie die Umsetzungsbegleitung beauftragt. Dank fundierter Projekterfahrung und mit praxiserprobter Projektmethodik hat Inacta das Projekt eMA-Dossier zum erfolgreichen Abschluss geführt. Mit gut vorbereiteten Workshops und dem anschliessend klar formulierten Konzept hat Inacta gewährleistet, dass die gestellten Anforderungen fachlich und technisch korrekt sowie im Budget- und Zeitplan umgesetzt wurden.

«Schon nach kurzer Zeit haben sich die Mitarbeitenden im HR an die neue Lösung gewöhnt und möchten nicht mehr zurück in die Papierwelt.»
Pascale Jenzer, Stv. Leiterin Human Resources

Nutzen für die Rehaklinik Bellikon

Seit der Einführung des eMA-Dossiers werden in der HR-Abteilung eingehende Dokumente zu einem Personaldossier konsequent digitalisiert und im Dossier gespeichert. Die Mitarbeitenden im HR haben so mit wenigen Klicks immer das vollständige Dossier und die relevanten Informationen auf einen Blick. Sie können auf Wunsch temporäre Berechtigungen für Linienvorgesetzte vergeben. Diese temporären Berechtigungen werden automatisch nach spätestens 24 Stunden wieder entzogen. Mitarbeitende mit einem Sonderstatus können als «VIP» markiert werden, sodass das Dossier nur von einem eingeschränkten Personenkreis eingesehen werden kann. Gibt es zu einem Dokument mehrere Versionen, können jeweils auch alle früheren Versionen gesichtet werden. Dies kann sehr hilfreich z.B. bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses sein, wenn sich Vorgesetzte und Mitarbeitende nicht bereits bei der ersten Version einig sind und sich der Inhalt entwickelt. 10 Jahre nach Austritt von Mitarbeitenden kann die HR-Abteilung definieren, ob ein Dossier gelöscht oder an ein Langzeitarchiv übertragen werden soll.

Über die Rehaklinik Bellikon

Die Rehaklinik Bellikon ist ein Unternehmen der Suva und die Spezialklinik für Traumatologische Rehabilitation, Sportmedizin, Berufliche Integration und Medizinische Expertisen. Spezialisierte Teams behandeln Menschen nach Unfall oder Krankheit ambulant oder stationär. In der Rehaklinik Bellikon kümmern sich über 630 Mitarbeitende täglich um das Wohl der Patientinnen und Patienten. 220 Betten in grosszügigen Ein-, Zwei- oder Dreibettzimmern, meist mit Aussicht aufs Reusstal und das Alpenpanorama, stehen für stationäre Patientinnen und Patienten zur Verfügung. Die Rehaklinik Bellikon ist seit 40 Jahren in der Unfall-Rehabilitation tätig und gehört zu den führenden Rehabilitationskliniken der Schweiz.

Ihr kompetenter Dienstleister

Die im 2009 gegründete Inacta AG ist ein unabhängiges Schweizer IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in Zug. Rund 70 erfahrene Digitalisierungsexperten unterstützen Organisationen aus der Versicherungs-, Banken-, Immobilien und der Gesundheitsbranche. Die Information Management Experten stehen Startups sowie etablierten Unternehmen mit Beratungs-, Ausbildungs-, sowie Software-Entwicklungsdienstleistungen zur Seite. Als Early Adopter versteht die Inacta nicht nur die Technologien wie zum Beispiel Blockchain, sondern vor allem auch wie und wo diese sinnvoll eingesetzt werden. Die Inacta engagiert sich zudem als Gründungsmitglied der Crypto Valley Association sowie Swiss Blockchain Federation und leistet damit einen gesellschaftlichen Beitrag zum Wirtschaftsstandort Schweiz und Liechtenstein.

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Roger Wespi
Principal Consultant
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