Digitaler Posteingang in Spitälern – Einfacher Ansatz mit raschem Nutzen

29. August 2022

Bei der Digitalisierung des Posteingangs entsteht schnell die Idee und damit die Anforderung, dass unmittelbar nach dem Scanning von physischen Sendungen die entsprechenden Dokumente korrekt abgelegt und auffindbar sind. Die getrennte Betrachtung zwischen der reinen Digitalisierung und der inhaltlichen Bearbeitung der Sendungen hilft, schnell umsetzbare Lösungsansätze zu erkennen.

In Schweizer Spitälern ist oder wird der Digitale Posteingang vermehrt ein Thema. Informationen sollen, wo möglich, bereits digital eingehen und verteilt werden.
Was an Sendungen noch in Papierform eingeht, wird eingescannt und danach mit einheitlichen, digitalen Verteilprozessen und Regeln den einzelnen Empfängern zugestellt. Damit Mitarbeitende möglichst früh von digitalisierten Informationen profitieren und die Zustellprozesse tatsächlich digital abgebildet werden können, macht das zentrale Scanning direkt beim Posteingang durchaus Sinn. Hingegen ist die Verlagerung von fachlichem Know-how zur Beurteilung und Bearbeitung der eingescannten Sendungen eine grössere Herausforderung. Wie ist es dennoch möglich, den physischen Posteingang frühzeitig zu scannen, ohne fachliches Expertenwissen in das Scanning zu verschieben?

 

 

Wie so oft ist die Lösung dazu einfach, für die Umsetzung ergeben sich dann aber doch prozessuale, organisatorische und technische Fragen. An dieser Stelle überspringen wir die Fragen und starten direkt mit einem Lösungsansatz, welcher sich bereits in mehreren Projekten zum Digitalen Posteingang so oder ähnlich bewährt hat: Grundsätzlich ist die Unterscheidung zwischen der eigentlichen Digitalisierung des physischen Posteingangs und der anschliessenden Bearbeitung zu empfehlen.
Bei der Digitalisierung wird lediglich unterschieden, was eingescannt werden darf bzw. was nicht (Triage) und anschliessend werden die erlaubten Sendungen eingescannt. Beim Scanning wird für die nachfolgende Zustellung der Empfänger gelesen. Im Idealfall passiert dies automatisiert und ansonsten wird die Empfängerinformation von einer Person im Scanning computergestützt ausgewählt. Bei der Digitalisierung kann also die Beurteilung der Sendungen auf zwei Merkmale reduziert werden:

  • Darf die Sendung geöffnet und eingescannt werden?
  • An wen muss die Sendung intern zugestellt werden?
     

Dies reicht für die Digitalisierung und die nachfolgend richtige Zustellung. Die inhaltliche Beurteilung, fachliche Bewirtschaftung und korrekte Ablage der Sendungs-Dokumente werden dann von den Empfängern gemacht. So erhält zum Beispiel die Patientenadministration bei der Überweisung eines Patienten die entsprechenden Personenangaben, um den Patienten zu erfassen. Das Arztsekretariat bekommt dagegen die relevanten Patientenberichte des Zuweisers und kann diese für Ärzte und Pflegepersonal im dafür vorgesehenen System ablegen.

Fazit

Die Digitalisierung des Posteingangs muss nicht zwangsläufig die Digitalisierung der nachgelagerten Bearbeitungsprozesse beinhalten. Nach dem Motto „Gross denken, klein anfangen“ ist es vielfach empfehlenswert mit der Digitalisierung des Posteingangs zu beginnen und etwas zeitversetzt die Digitalisierung der Bearbeitungsprozesse anzugehen. Der Digitale Posteingang bildet hierfür eine gute Basis und häufig auch Anstoss, um die Bearbeitungsprozesse genauer zu beleuchten und spezifisch zu digitalisieren.


Ansprechpartner:

Jürg

Jürg Porro

Head Business Consulting & Healthcare
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