Aufräumen mit DMS Vorurteilen

 

Es ist an der Zeit das Ordnung in das Chaos zu bringen. Halbwahrheiten zu korrigieren und das Bild, welches vom Thema Archivierung in unseren Köpfen existiert, zu erneuern. Spätestens seit Corona ist eines klar geworden: Firmen welche bereits "digitalisiert" unterwegs waren, ist der Umstieg auf Home Office massiv einfacher gefallen als denen, welche noch auf Papier unterwegs sind. Aber welche Gründe ausser eine Pandemie gibt es überhaupt, sich so einem zu Unrecht als "unattraktiv" abgestempeltem Thema zu widmen? Es geht um viel mehr als nur schneller Zugriff oder gar gleichzeitiger, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente. Auch das Einsparen von Speicherplatz durch Vermeidung von Mehrfachablagen sowie die Verwaltung von Dokumentversionen klingt nach einem Tropfen auf den heissen Stein im Hinblick auf das Gesamtbudget einer Firma. Ein DMS hilft uns Sorgfaltspflichten einzuhalten; wie bereits das Papierarchiv. Mitarbeiter verbringen bis zu 50% Ihrer Zeit mit der Dokumentsuche, aber nur 5%-15% mit dem Lesen. All die Argumente sind wahr und treffen dennoch nicht den Kern der Sache:

• Ein effizientes Dokumenten Management System spart spürbar Zeit und Geld.
• Es unterstützt aktiv die Geschäftsziele und ermöglicht neue Potentiale zu nutzen

 

Wie kann ein "Archivsystem" einen so grossen Einfluss auf ein Unternehmen haben? Zum einen ist man sich oft dem Funktionsumfang eines modernen DMS nicht bewusst oder man trifft Annahmen und fühlt sich vor den Kopf gestossen.

Nur zu oft habe ich den Satz «Ich dachte, das ist Standard…» gehört. Ein DMS ist keine Fachapplikation (wie zb. ein HR System, ein CRM, eine Materiallogistik etc.) sondern eine Querschnittsapplikation. Das bedeutet, ein integriertes DMS hat Schnittstellen zu allen umliegenden System und ist in allen Bereichen einer Firma, wo mit Dokumenten oder Prozessen gearbeitet wird, vertreten. Hierdurch wird bereits eins klar:

• Das Einführen eines DMS ist in erster Linie ein organisatorisches, und nicht wie oft angenommen wird ein technisches Projekt. DMS Projekte scheitern in den seltensten Fällen an der Wahl der Software, sondern an der Auswahl der Prozesse, welche es zu digitalisieren gilt und vor allem wie.

 

Wichtig zu verstehen ist, dass es sich um einen Paradigmenwechsel handelt: Der Ausdruck "digitales Archiv" wird einem DMS nicht gerecht. Es impliziert, dass man wie früher Arbeitet und ein Dokument nach Prozessabschluss "ins Archiv legt" und bei Bedarf hervor holt. Bei einem DMS beginnt der Lebenszyklus eines Dokumentes im Archiv. Dadurch ist der Name "Archiv" für eine Teil-Funktion des DMS genaugenommen obsolet, da Fileablage und Archivfunktion miteinander verschmelzen.

Ein DMS kümmert sich um:

• Compliance (Archiv);
  • Informationen rechtskonform digitalisieren
  • Revisionskonforme Ablage
• Dokument Bearbeitung und Organisation (DMS-Funktion);
• Initialisierung von Dokumentenzentrierten Prozessen;
  • Die Ablage eines Dokumentes kann z.B. einen Prozess starten (bei Ablage von Spesenbelegen wird die Buchhaltung informiert Weitergabe an die Buchhaltung für Auszahlung).
  • Nach Abschluss eines Prozesses im DMS kann das Arbeitsergebnis ein generiertes Dokument sein welches automatisch im DMS abgelegt wird ( z.B. digitaler Urlaubsantragsprozess).
• Wissen einfach verfügbar zu machen;
  • einfache Workflows mit dokumentenzentrierten Prozessen.

 

Ein DMS ist viel mehr als ein digitales Archiv mit ein paar Zusatz-DMS-Funktionen, sondern beinhaltet Automatisierte Erfassung / Capturing (digitalisieren des Posteingangs), Ablageverwaltung einschliesslich des Life Cycle Management / Aufbewahrungsfristverwaltung, intelligente Such-Funktionen (wie z.B. beim Öffnen einer E-Mail die neusten Dokumente zum Kunden / Prozess / Bestellung direkt zur Verfügung stellen, ohne aktives Suchen), das automatische bilden von Akten zur automatischen Archivierung und zu guter Letzt mögliche Freigabe-Prozesse / Workflows, welche eine automatisierte Geschäftskontrolle ermöglichen.

Zusammengefasst kann man sagen: Man bringt Ordnung in das Dokumenten Chaos.