Datenschutzerklärung Karriere

Stand August 2023

Schön, dass du dich für eine Stelle bei uns, der Inacta AG, Gotthardstrasse 26, 6300 Zug, interessierst und dich bei uns bewerben möchtest. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden deine persönlichen Daten bearbeitet.

Der Schutz deiner Daten ist uns wichtig. Wir erklären dir deshalb nachfolgend, welche personenbezogenen Daten wir von dir wie und warum verarbeiten, wann wir sie löschen und welche Rechte dir im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner Daten durch uns zustehen.

1 Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten

Wir sind verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten rund um das Jobportal, den Bewerbungsprozess für Festanstellungen, Praktika, bei Initiativbewerbungen sowie für alle sonstigen Fragen rund um das Thema Bewerbung und Anstellung.

2 Was sind personenbezogene Daten?

Zu den personenbezogenen Daten zählen sämtliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person, also dich, beziehen. Das können Name, Adresse und E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Foto, Zeugnisse, Lebenslauf und auch deine IP-Adresse sein.

Dazu gehören auch besonders sensible Daten («sensible Daten») wie Gesundheitsdaten, Daten aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder eine Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen. Ausserdem zählen zu ihnen genetische und biometrische Daten, durch die man dich eindeutig identifizieren kann.

3 Welche Personendaten verarbeiten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage?

3.1 Du besuchst unsere Jobs-Welt

Beim Zugriff auf unsere Jobs-Welt übermittelt Internetbrowser auch bei der rein informatorischen Nutzung bzw. Betrachtung der Jobs-Welt aus technischen Gründen automatisch Daten, um die korrekte Anzeige sowie die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Folgende Daten werden getrennt von anderen Daten, die du unter Umständen an uns übermittelst, gespeichert:

  • IP-Adresse;
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
  • Zugriffsstatus/http-Statuscode;
  • Browsertyp/ -version/ -sprache;
  • Verwendetes Betriebssystem;
  • URL der zuvor besuchten Webseite;
  • Jeweils übertragene Datenmenge;
  • Webseite, von der die Anfrage kommen;
  • Browser;
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche; und
  • Sprache und Version der Browsersoftware.

Diese Daten werden wie bereits erwähnt aus technisch notwendigen Gründen gespeichert. Darüber hinaus speichern wir, diese Daten für eine begrenzte Zeit, um im Falle unzulässiger Zugriffe bzw. Zugriffsversuche auf unsere Server und/oder Cloudlösung eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen. Wir verwenden Cookies und andere Tracking-Technologien, um die Funktionalität unserer Jobs-Welt sicherzustellen und sie benutzerfreundlicher zu gestalten, um die Nutzung unserer Jobs-Welt auszuwerten, um Informationen zur Verbesserung unseres Angebots zu sammeln, sowie zu Marketingzwecken. Soweit die Cookies für die Funktionalität unserer Jobs-Welt nicht notwendig sind, holen wir deine Einwilligung für die Verwendung ein.

3.2 Du kontaktierst uns oder schickst uns eine Initiativbewerbung per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst und Daten mitteilst (etwa: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Mitteilung, etc.), dann verarbeiten wir diese Daten für die von dir angegebenen Zwecke.

Wenn du uns eine Initiativbewerbung senden möchtest, bitten wir dich, das im Jobportal dafür vorgesehene Bewerbungsformular zu nutzen. Solltest du deine Initiativbewerbung doch direkt per E-Mail senden, wird diese wie eine Bewerbung, die uns über das Jobportal erreicht, bearbeitet und in unserem Personalsystem manuell erfasst. Wir speichern und bearbeiten deine Daten und Bewerbungsunterlagen in unserem Personalsystem. Entweder passt deine Initiativbewerbung auf eine offene Stelle – dann nimmst du am normalen Bewerbungsverfahren teil – oder wir teilen dir mit, dass momentan keine passende Stelle offen ist.

Solltest du die Initiativbewerbung per E-Mail senden, möchten wir dich darauf aufmerksam machen, dass aus Gründen der Datensicherheit keine Bewerbungsunterlagen per unverschlüsselter E-Mail gesendet werden sollten. Du kannst deine Anlagen zur Bewerbung selbst verschlüsseln, beispielsweise mit einer ZIP-Lösung und uns das entsprechende Passwort gesondert (mittels einer separaten E-Mail oder auch telefonisch) mitteilen.

3.3 Du besuchst bzw. bewirbst dich über das Jobportal

Du kannst uns deine Daten – wie im Bewerbungsformular vorgesehen – über das Formular senden. Wir speichern sämtliche durch dich eingegebene Daten und verarbeiten sie in unserem Personalsystem. Deine Daten werden ausschliesslich für die Bearbeitung deiner Bewerbung verwendet und strikt von anderen Daten getrennt verarbeitet. Die Daten, die du uns übermittelst, siehst du nach deiner Eingabe im Bewerbungsformular, bevor du sie abschickst. Dazu gehören: Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Foto und Bewerbungsunterlagen (wie etwa: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Abschlüsse oder Arbeitszeugnisse). Darin sind vielleicht persönliche, auch sensiblen Daten enthalten, gerade auf Fotos, in Anschreiben und Lebensläufen. Du gibst uns alle deine Daten freiwillig. Die mit *Stern versehenen Felder sind Pflichtangaben, alle anderen sind optional.

Wenn du das Jobportal besuchst bzw. dich darüber bewirbst, protokolliert der Server automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen. Zu diesen Daten gehören beispielsweise die IP-Adresse und das Betriebssystem deines Geräts, die Art des Browsers, mit dem du auf das Bewerberportal zugreifst, das Datum und der Zeitpunkt des Zugriffs und die Website, von der du uns besuchst. Es werden Cookies und andere Tracking-Technologien eingesetzt, um die Funktionalität des Bewerberportals sicherzustellen und es benutzerfreundlicher zu gestalten. Ein Cookie stellt ausserdem sicher, dass die von dir eingegeben Angaben im Formular vorgehalten werden, damit dir diese Angaben auch bei einem späteren Absenden der Bewerbung noch zur Verfügung stehen. Soweit die Cookies für die Funktionalität unserer Website nicht notwendig sind, holen wir deine Einwilligung (Cookie-Banner) ein. Hierzu wird ein Cookie eingesetzt, welches deine Auswahl speichert.

3.4 Veröffentlichung von Stelleninseraten auf anderen Plattformen

Neben der Nutzung des Jobportals hast du auch die Möglichkeit, unsere Stelleninserate auf folgenden Plattformen zu finden: Social-Media-Kanäle, wie LinkedIn und Instagram, und unsere Website. Nicht ausgeschlossen ist, dass Dritte unsere Stelleninserate auf den genannten bzw. weiteren Plattformen teilen. Solltest du den dortigen Link im Stelleninserat nutzen, wirst du umgehend auf das Jobportal weitergeleitet. Die nachfolgende Verarbeitung deiner Daten findet dann wie oben beschrieben statt.

Die Datenverarbeitungen, die auf der Website oben genannter Plattform stattfindet, musst du in den jeweils durch sie veröffentlichten Datenschutzerklärungen nachlesen. Dort findest du auch weitere Informationen zu deinen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre bei ihnen. Deren Datenverarbeitungen liegen nicht in unserem Verantwortungsbereich.

3.5 Talent Pool

Für den Fall, dass deine Bewerbung nicht auf die von uns ausgeschriebene Stelle passt oder die Stelle bereits vergeben wurde, du aber ein interessantes Profil hast, welches zu uns passt, werden wir dich anfragen, ob wir deine Bewerbungsunterlagen in unserem Talent Pool für künftige Stellenausschreibungen berücksichtigen dürfen. Die Einwilligung ist freiwillig und du kannst deine Einwilligung auch jederzeit widerrufen, dann werden deine Bewerbungsunterlagen aus dem Talent Pool entfernt.

Im Falle deiner Einwilligung werden deine Bewerbungsunterlagen für jeweils 24 Monate gespeichert. Falls du aufgrund der von dir angegebenen Daten für eine andere Stellenausschreibung in Frage kommst, werden wir dich hierfür berücksichtigen und die Bewerbungsunterlagen intern weiterleiten. Dadurch musst du deine Bewerbungsunterlagen nicht erneut hochladen und wirst automatisch für offene Stellen berücksichtigt.

3.6 Du gibst Referenzpersonen an

Solltest du uns eine Referenz in deinen Bewerbungsunterlagen angeben, gehen wir davon aus, dass du, wenn es sich um Daten einer natürlichen Person handelt, ihre Einwilligung für eine Kontaktaufnahme durch uns eingeholt hast und du mit der Einholung der Referenz bei dieser Person einverstanden bist. Ansonsten werden wir nur mit deiner Einwilligung nach einer Referenz fragen und diese kontaktieren. Dazu werden wir dich gesondert bitten. Eine Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3.7 Du veröffentlichst berufsbezogene Inhalte auf Social-Media-Kanälen

Um uns ein besseres Bild von deinem beruflichen Werdegang zu machen, können wir deine beruflichen Profile auf den Social-Media-Kanälen besuchen. Wir verarbeiten diese öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Daten über dich in unserem Interesse, um herauszufinden, ob du zu uns passt. Wenn du dies nicht möchtest, kannst du uns dies mitteilen. Daten aus sozialen Netzwerken oder sonstigen Internetseiten, die keinen unternehmens- oder beschäftigungsorientierten Kontext haben, werden von uns nicht angeschaut oder deren Daten verarbeitet.

3.8 Du teilst besonders sensible Daten mit uns

Wir möchten dich hier ausdrücklich darauf hinweisen, dass sensible Daten in deiner Bewerbung wie Angaben zum Familienstand, Gesundheitsdaten (mit Ausnahme einer eventuellen Eigenschaft als Schwerbehinderter, wenn du uns die Daten aus freier Entscheidung offenlegen möchtest), Gewerkschaftszugehörigkeit, Rückschlüsse auf ethnische Herkunft oder Religion, ausdrücklich unerwünscht sind. Wenn du uns diese sensiblen Daten trotzdem mitteilen möchtest, dann erfolgt dies aufgrund deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Diese sensiblen Daten berücksichtigen wir nicht bei der Bewertung deiner Bewerbung.

Wenn du uns ein Foto in deinen Unterlagen oder mittels Uploads übermittelst, damit dieses im Personalsystem gespeichert werden darf, gibst du uns hierfür deine Einwilligung durch Übermittlung des Fotos. Soweit sich aus dem Foto Hinweise auf sensible Daten ergeben (z. B. Hautfarbe, Religion, Gesundheit), bezieht sich deine Einwilligung auch auf diese sensiblen Daten. Deine Einwilligung ist freiwillig und du kannst ein bereits hochgeladenes Foto aus dem Bewerbungsformular löschen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, dann wird dein Foto aus dem Personalsystem gelöscht.

Wir speichern und verarbeiten deine Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Wir nutzen sie, um mit dir zu kommunizieren, um deine Qualifikation und Eignung zu überprüfen, für ein mögliches Vorstellungsgespräch mit dir, für die Durchführung des Vorstellungsgespräches, zu seiner Dokumentation und für die Beurteilung, ob wir dich einstellen, ausbilden oder nicht. Dafür verarbeiten wir deine von uns gespeicherten Daten in unserem Personalsystem. Darauf haben die Verantwortlichen der Personalabteilung sowie die für deine Bewerbung zuständigen Verantwortlichen und ihre Stellvertretungen Zugriff.

3.9 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir dürfen deine Daten und Bewerbungsunterlagen verarbeiten, weil du uns deine Einwilligung, gegebenenfalls deine ausdrückliche Einwilligung bei sensiblen Daten, erteilt hast, oder weil die Datenverarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen auf deine Anfrage hin erfolgt. Ausserdem haben wir berechtigte Interessen an der Durchführung eines effizienten Bewerbermanagements.

Einwilligungen, die du im Bewerbungsformular abgibst, kannst du am Ende dieser Datenschutzerklärung nachlesen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du jederzeit widersprechen. Wenn du mehr über deine Rechte erfahren möchtest, kannst du alles unter «Deine Rechte» nachlesen.

4 In welchen Fällen und wie geben wir deine Personendaten weiter?

Das Jobportal wird durch einen externen Hosting-Provider betrieben. Der Hosting-Provider kann als externer Auftragsverarbeiter auf deine Daten im Rahmen eines Auftragsverhältnisses zugreifen. Die Daten werden nur zum Zweck der Bereitstellung des Jobportals, zur E-Mail-Kommunikation und zur Erbringung der damit in Zusammenhang stehenden Dienste und Funktionalitäten bearbeitet. Unser externer Auftragsverarbeiter wird von uns sorgfältig ausgewählt und schriftlich beauftragt.

Des Weiteren wird unser Personalsystem von einem Provider mit Sitz und Datenstandort in der Schweiz betrieben, wodurch deine Daten auf deren Server liegen. Dadurch besitzt dieser Provider samt seiner für die Aktualität und Funktionsfähigkeit des Personalsystems notwendigen Unterauftragnehmer einen möglichen Zugriff auf deine Da-ten. Dieser Zugriff erfolgt allerdings nur, sofern er für den Betrieb als auch die Aktualisierung des Personalsystems zweckgebunden ist, und ist in einem Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen der Inacta AG und dem Provider geregelt.

Eine Weitergabe oder sonstige Offenlegung der Daten an andere Parteien erfolgt ansonsten nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder vorsehen, sie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder wir deine Einwilligung dazu haben.

5 Wie schützen wir deine Personendaten?

Deine Personendaten werden mit angemessenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Zugriff, Weitergabe, Benutzung oder Verlust geschützt.

6 Wie lange bewahren wir deine Personendaten auf?

Wir speichern deine Personendaten nur so lange und in dem Umfang, wie dies zu den beschriebenen Zwecken oder aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

7 Welche Rechte hast du in Zusammenhang mit deinen Personendaten?

In Zusammenhang mit deinen Daten stehen dir gegenüber uns folgende Rechte zu, vorausgesetzt, dass wir deine Identität gebührend feststellen konnten:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung und Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Unterrichtung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Ausserdem hast du das Recht, deine Ansprüche gerichtlich geltend zu machen und dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner Daten durch uns zu beschweren.

Wir werden deinem Wunsch nach Löschung nachkommen, sofern er nicht mit einer Pflicht zur Aufbewahrung von Daten kollidiert oder wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche benötigen.

Eine Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmässigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Wenn wir die Verarbeitung deiner Daten auf unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten nach einer Interessenabwägung stützen, kannst du Widerspruch gegen eine solche Verarbeitung einlegen. In einem solchen Fall prüfen wir deinen Widerspruch und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder dir unsere zwingenden schutzwürdigen Interessen aufzeigen, weswegen wir die Verarbeitung fortführen möchten. Diese müssen deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Bei Fragen zu deiner Bewerbung oder zum Datenschutz generell oder wenn du deine Rechte ausüben, eine Einwilligung widerrufen oder Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung erklären möchtest, wende dich bitte an:

legal@inacta.ch bzw. Inacta AG, Gotthardstrasse 26, 6300 Zug.

8 Einwilligungen, die du im Bewerbungsformular erteilen könntest

8.1 Einwilligungserklärungen

8.1.1 Einwilligung sensible Daten

«In meinen Unterlagen sind sensible Daten enthalten. Ich willige ausdrücklich in ihre Verarbeitung ein. Nur so kann die Bewerbung in ihrer vorliegenden Form überhaupt berücksichtigt werden. Sie werden nicht in die Bewertung meiner Bewerbung einbezogen, ausser es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür. Meine Einwilligung ist freiwillig und ich kann eine um die sensiblen Daten bereinigte Bewerbung einreichen, ohne dass dies Auswirkungen auf meine Chancen im Bewerbungsverfahren hat. Meine Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen. Weitere Informationen finde ich in der Datenschutzerklärung.»

8.1.2 Einwilligung Aufnahme eines Fotos im Personalsystem

«Ein von mir übermitteltes Foto darf im Personalsystem gespeichert werden. Soweit sich aus dem Foto Hinweise auf sensible Daten ergeben (z. B. Hautfarbe, Religion, Gesundheit), bezieht sich meine Einwilligung auch auf diese sensiblen Daten. Meine Einwilligung ist freiwillig und ich kann ein bereits hochgeladenes Foto aus dem Bewerbungsformular löschen. Meine Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen, dann wird mein Foto aus dem Personalsystem gelöscht. Weitere Informationen finde ich in der Datenschutzerklärung.»

8.1.3 Einwilligung Talent Pool

«Ich bin damit einverstanden, dass meine Bewerbungsunterlagen zur Berücksichtigung meiner Person bei zukünftigen Stellenvergaben sowie zur Kontaktaufnahme verarbeitet und gespeichert werden. Meine Daten werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet und – vorbehaltlich einer erneuten Einwilligung durch mich – für maximal 24 Monate gespeichert. Ich wurde darauf hingewiesen, dass mir bei Verweigerung meiner Einwilligung keine Nachteile im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens entstehen. Weitere Informationen finde ich in der Datenschutzerklärung»

8.2 Widerrufsrecht

Du hast das Recht, deine Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten zu den unter Ziff. 8.1 genannten Zwecken ohne Angaben von Gründen für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann formfrei an die verantwortliche Stelle (vgl. Ziff. 7) gerichtet werden. Im Fall des Widerrufs werden deine Daten unverzüglich gelöscht, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9 Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung unterliegt der periodischen Überprüfung und kann, falls erforderlich, bei gesetzlichen oder technischen Änderungen oder aufgrund neuer oder überarbeiteter Angebote oder Leistungen, unter Beachtung geltender Vorschriften jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Vorankündigung geändert werden. Aus diesem Grund bitten wir dich, diese Datenschutzerklärung in regelmässigen Abständen zu lesen, um mögliche Änderungen zu erfahren. Es gilt jeweils die aktuelle, auf der Website veröffentlichte Fassung der Datenschutzerklärung.