Die Kurzberichte unserer Kundenprojekte

Success Story Navigator

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Success Story - Input Management

mailQ Postkorb und iDossier aus der Post-Cloud für einen Lebensversicherer

Ausgangslage:

Unser Kunde verfügte über eine heterogene Anwendungslandschaft mit mehreren Dokument-archiven und funktional sehr unterschiedlichen Postkorblösungen, welche am Ende ihres Lebenszyklus standen und abgelöst werden sollten. Dabei sollte eine neue Lösung gefunden werden, welche die Anforderungen im Produktstandard abdeckt und welche nicht spezifisch weiterentwickelt werden müsste. Ziel dieses Kunden war es zudem, mit einer einheitlichen Lösung alle relevanten E-Mails sowie weitere Informationen aus unterschiedlichen Ein- und Ausgangskanäle wie z.B. Sedex und Output Management effizient dem richtigen Dossier zuführen zu können. Damit sich der Kunde auf den Betrieb und die Weiterentwicklung der Kernsysteme fokussieren konnte hatte er die Anforderung, die für die neue Input Management und Dossierlösung benötigten Komponenten mailQ Postkorb, mailQ E-Mail Management und iDossier sowie das SPS-Archiv künftig als Service aus der Post-Cloud zu beziehen.

 

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Leistungen inacta:

Da der Kunde bereits eine elektronische Postkorb- und Dossierlösung im Einsatz hatte, wurden in einem ersten Schritt die funktionalen Eigenschaften geprüft und mit dem Produktstandard von inacta abgeglichen. Zudem wurde eine detaillierte tech-nische Analyse der abzulösenden Dokumentarchive durchgeführt und die Migration vorbereitet. Nach einer Pilotphase, in welcher ebenfalls das Outsourcing der Scan-Dienstleistungen durch SPS verifiziert wurde, wurden die Archive in das SPS-Archiv in die Post-Cloud migriert und die Services mailQ Postkorb und iDossier beim Kunden eingeführt. Zusätzlich zur Anbindung des Eingangskanals Scanning wurde mailQ E-Mail Management eingeführt, um E-Mails direkt aus Outlook dem korrekten Dossier zuzuweisen. Ebenfalls wurde das Output Management mit der Lösung integriert, sodass ausgehende Dokumente ebenfalls dem korrekten Dossier zugeführt werden konnten. Schlussendlich wurde die Integration mittels iDossier realisiert, um Dokumente zusätzlich direkt im Kontext der Bearbeitung in den Kernsystemen verfügbar zu machen.

 

Nutzen für den Kunden:

Der Kunde verfolgte die Zielsetzung, künftig auf Branchenstandards statt Eigenentwicklungen zu setzen. Die Produkte mailQ Postkorb und iDossier deckten durch ihre flexiblen Konfigurations-möglichkeiten die umfassenden Kundenbedürfnisse im Bereich des Kerngeschäfts sowie auch in weiteren Unternehmensbereichen wie Legal und HR ab. An verschiedenen Stellen konnten Aufwände reduziert werden, hauptsächlich im Bereich Logistik, aber auch durch den Wegfall manueller Tätigkeiten seitens der Sachbearbeiter. Mit Umstieg auf den neuen Prozess wurde die Eingangspost früh und durchgängig digitalisiert. Dadurch konnte die Dienstleistungsqualität gezielt verbessert und die 360°-Sicht auf die Kunden und Geschäftsvorfälle verbessert werden. Durch die Ablösung der Altarchive durch eine moderne Archivlösung «as a Service» in der Post-Cloud konnten des Weiteren die bestehenden Risiken bezüglich Know-How-Verlust und Betriebsunterstützung gezielt mitigiert und die langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten sichergestellt werden.

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Success Story - Input Management

mailQ Postkorb für eine Schweizer Grossbank

Ausgangslage:

Unser Kunde, eine Schweizer Grossbank, empfängt einen grossen Teil der Eingangspost über den klassischen Postweg. Dabei erfolgen viele Schritte bezüglich Scanning, Datenvalidierung und Weiterverarbeitung manuell. Eine Datenextraktion erfolgt nur teilweise. Weiterhin wird in vielen Geschäftsprozessen auf das physische Dokument zurückgegriffen.

Das Ziel unseres Kunden ist es, im Rahmen der Unternehmens-Strategie die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben. Zur Unterstützung dieses Ziels wurde ein spezialisierter Dienstleister - die SPS - mit dem Prozess der Digitalisierung, Datenextraktion und Verifikation beauftragt. Zukünftig soll ein grosser Anteil der Eingangspost vollständig elektronisch empfangen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Die Lösung mailQ Postkorb unterstützt den Zielprozess als Bindeglied zwischen Dienstleister und den Geschäftsprozessen des Kunden.

 

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Leistungen inacta:

Nach einer vertieften Analyse wurden die kundenspezifischen Prozesse und Anforderungen dokumentiert. Daraus wurde eine umfangreiche Metadaten und Schnittstellen-Spezifikation mit komplexen Validierungsregeln erstellt.

In einer zweiten Phase wurde der Anpassungsbedarf im Produkt mailQ Postkorb identifiziert. Als Erweiterung der Lösung wurde eine sogenannte Reprint-Funktion umgesetzt. Dadurch können Kundendokumente direkt aus dem Postkorb erzeugt werden.

Durch die flexible Architektur konnte die Lösung nahtlos in die bestehende Single-Sign-On Authentisierungslösung des Kunden integriert werden. Der Betrieb der Lösung erfolgt als hochverfügbare Web-Applikation in der Post-Cloud.

 

Nutzen für den Kunden:

Dokumente, welche während der Digitalisierung nicht vollständig durch den Dienstleister bearbeitet werden konnten, gelangen regelbasiert in den entsprechenden Postkorb. Durch komplexe Validierungs- und Recherchefunktionen können diese Dokumente effizient verarbeitet werden. Die Benutzeroberfläche wird abhängig von der Rolle des Benutzers aufgebaut und erhöht somit die Effizienz zusätzlich.

Mit Hilfe leistungsfähiger Business Activity Monitoring (BAM)-Funktionen sind SPS und der Kunde in der Lage, aussagekräftige Reports zu erstellen. Dabei erhält der Kunde eine ganzheitliche Sicht auf den Status der Verarbeitung und die Aktivität der Anwender.

Durch die integrierte Reprint-Funktion kann der Kunde effizient Anfragen aus dem Postkorb erstellen und überwachen.

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Success Story - Input Management

Prozessdigitalisierung im Unfallversicherungsgeschäft

Ausgangslage:

Wenn bei der Sachbearbeitung geschäftsrelevante E-Mails zur Archivierung anstanden, bedeutete das einigen manuellen Aufwand und eine Reihe von Medienbrüchen, ausserdem stand das Dokument erst mit mindestens einem Tag Verzögerung im Archiv zur Verfügung. All dies hatte unter anderem zur Folge, dass sicher nicht alle Mail-Inhalte, die zu archivieren gewesen wären, auch tatsächlich archiviert worden sind.

Die Fallbearbeitung erfolgte hybrid: für die Fallführung stand ein entsprechendes Kernsystem zur Verfügung, für die zugehörigen Dokumente war das physische Dossier führend, zum Teil wurden Dokumente aber auch elektronisch archiviert. Neben verschiedenen anderen Einschränkungen, die sich aus dieser Ausgangslage ergaben, gestaltete sich speziell die Herausgabe von Dossiers oder Teilen davon nach extern aufwändig: entweder mussten die entsprechenden Dokumente fotokopiert oder Dokument für Dokument eingescannt werden.

 

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Leistungen inacta:

In einem ersten Schritt erarbeiteten wir mit den betroffenen Fachbereichen ihre Anforderungen an mailQ E-Mail-Management und iDossier, besonderes Augenmerk wurde dabei auf die verschiedenen fachlich motivierten Archivierungsszenarien und deren Unterstützung durch die Lösung gelegt. Nach Ableitung der Vorgaben für Konfiguration und Anpassungen und der Anforderungen an Schnittstellen zu verschiedenen, durch externe Dienstleister betriebene Umsysteme nahmen wir auch Konfiguration und Erweiterung der beiden Produkte sowie ihre Integration mit den beteiligten Umsystemen vor - von der Konzeption bis zur Produktivsetzung der E-Mail Management-Lösung dauerte es lediglich drei Monate.

Die beiden Lösungen werden beim Kunden betrieben und durch uns betreut. Ausserdem begleiteten wir den Kunden bei der Digitalisierung seiner Papierpost und dem nachträglichen Einscannen seiner physischen Dossiers.

 

Nutzen für den Kunden:

Mit mailQ E-Mail Management kann der Sachbearbeiter geschäftsrelevante E-Mail-Inhalte mit wenigen Mausklicks archivieren und bruchlos mit dem Ergebnis in den Kernsystemen weiterarbeiten. Die einfache Bedienung reduziert den Aufwand für die Archivierung erheblich und trägt ihren Anteil dazu bei, dass geschäftrelevante Mail-Inhalte auch wirklich im jeweiligen Geschäftskontext archiviert werden.

Mit der Einführung von iDossier profitiert der Kunde von allen Vorteilen, die die elektronische Dossierführung ganz allgemein mit sich bringt: räumliche Unabhängigkeit, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Zugriffe, digitale Verarbeitung. Das iDossier stellt dem Anwender eine ganze Reihe leistungsfähiger Funktionen zur Dossierverwaltung zur Verfügung, unter anderem für die Herausgabe von Dokumenten nach extern – mit Inhaltsverzeichnis, Nummerierung und in elektronischer Form.

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Success Story - Input Management

Unternehmensweite E-Mail Management Lösung in nur drei Monaten

Ausgangslage

Schweizer Krankenversicherer müssen für ihre Kunden sowohl in der analogen als auch digitalen Welt Ansprechpartner sein. Immer mehr Versicherte wollen mit ihrer Versicherung per E-Mail kommunizieren. Unser Kunde, eine führende Schweizer Krankenkasse, hat diese Herausforderung angenommen.

Eine der wichtigsten Anforderungen: E-Mails dürfen nur unter klar definierten Umständen und ohne schützenswerte Personendaten versendet werden. Wie bei der herkömmlichen Briefkorrespondenz auch, sollte die technische Lösung die unkomplizierte Archivierung von sowohl eingehender als auch ausgehender E-Mails zum jeweiligen Versicherten ermöglichen. Schliesslich sollte die vorhandene Unterschriftenregelung für bestimmte Antworten, auch für ausgehende E-Mails, einfach umgesetzt werden können.

 

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Leistungen inacta

inacta hat in nur drei Monaten das Produkt mailQ E-Mail Management implementiert und eingeführt.  Die über 1'000 Anwender können mit der neuen Lösung E-Mails sehr einfach direkt aus Microsoft Outlook archivieren und mit dem dazugehörigen Geschäftsobjekt im ERP-System verknüpfen. Ein besonderes Augenmerk lag auf der nahtlosen Integration in die Authentisierungs- und Service-Infrastruktur des Kunden unter Berücksichtigung aller Anforderungen der Software-Verteilung. In Abstimmung mit den funktionalen Anforderungen der Unterschriftenregelung, setzte inacta ein weiteres Add-In um, mit welchem der Freigabeprozess für E-Mails innerhalb von Outlook abgewickelt werden kann.


Nutzen für den Kunden

In der Aussenwirkung avanciert unser Kunde zum Dienstleister, der offen für technische Neuerungen ist und verschiedene Kommunikationskanäle verantwortungsvoll nutzt. Durch ineinander greifende organisatorische Massnahmen und die einfache Handhabung der neuen Komponenten, werden E-Mails in rechtlich unbedenklicher Form nach aussen hin verwendet und als immer wichtiger werdender Bestandteil der Geschäftskorrespondenz systematisch archiviert.

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Success Story - Input Management

Postkorb und Dossier für einen Unfallversicherer

Ausgangslage:

Vor Einführung der Lösung wurde die Eingangspost unserem Kunden in physischer Form seinen über die ganze Schweiz verteilten Standorten zugestellt.
Interne Zuordnung und nachfolgende Bearbeitung erfolgten uneinheitlich und waren mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Sowohl für die unmittelbar Beteiligten als auch auf Management-ebene war der Eingangsprozess wenig transparent.

Der Rückgriff auf Dokumente gestaltete sich schwierig: diejenigen Dokumente, die in elektronischer Form vorhanden waren, waren entweder nur aus Kernapplikationen in vergleichsweise starrer Form zugreifbar oder waren in diversen Laufwerken abgelegt.

Physische Dokumente wurden in der Regel in Papierdossiers aufbewahrt. Für eine Standort-übergreifende Zusammenarbeit mussten die Dossiers von einem Standort zum anderen geschickt werden.

 

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Leistungen inacta:

inacta hat den Kunden das gesamte Projekt über begleitet, von der fachlichen und technischen Konzeption, über der Wahl des passenden Betriebsmodells und die Implementierung der Lösung bis hin zur Einführungsbegleitung vor Ort.

Durch die enge Einbindung der Fachanwender bei der Modellierung und die Umsetzung entsprechender Schnittstellen ist eine nahtlos in die Zielumgebung integrierte, durchgängige Lösung entstanden: heute wird die Eingangspost der über 20 Standorte zentral durch SPS eingescannt und verschiedene Merkmale erkannt. Die Dokumente erreichen den Kunden in digitaler Form, abhängig vom Erkennungsgrad können Dokumente unmittelbar automatisiert an das jeweilige Zielsystem weitergegeben oder vorgängig für den Sachbearbeiter bereitgestellt werden. Der Rückgriff auf die archivierten elektronischen Dokumente erfolgt über eine strukturierte Dossiersicht. Die Digitalisierung und Archivierung bereits vorhandener Papierdossiers wurde ebenfalls von uns begleitet.

 

Nutzen für den Kunden:

Mit Einführung der Postkorblösung konnte der Kunde organisationsweit (im Kerngeschäft und den weiteren Führungs- und Supportabteilungen) einheitliche Standards für Zuteilung, Verarbeitung und Ablage der Eingangspost etablieren, der gesamte Prozess ist durchgängig nachvollziehbar geworden.
Der Umgang mit Dokumenten ist heute GeBÜV-konform.

Durch die Digitalisierung des Posteingangs und die Einführung des elektronischen Dossiers wurden die Rahmenbedingungen für die Umsetzung standortübergreifender Prozesse wie eine gemeinsame Fallbearbeitung oder die Zentralisierung bestimmter Aufgaben erheblich verbessert. Zudem können standardisierbare Abläufe (auch kontinuierlich) automatisiert und damit Aufwände reduziert werden. Ganz allgemein verkürzen sich Durchlaufzeiten.
Insgesamt hat unser Kunde mit diesem Projekt einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum digitalen Unternehmen getan.

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Success Story - Output Management

Einführung Outputmanagementsystem und Migration von über 2'000 Vorlagen

Ausgangslage

Unser Kunde, eine grosse Unfallversicherung, erzeugt im Jahr, auf Basis von ca. 2‘000 Dokumentvorlagen, über 6 Mio. geschäftsfallbezogene Papierdokumente. Die bestehenden Outputmanagementsysteme (OMS) für Batch- und Individualkorrespondenz waren teilweise „End-of-Life“ und sollten zur Reduktion der Schnittstellen und Betriebskosten in ein neues, zentrales OMS migriert werden. Die Dokumentvorlagen sollten soweit möglich und sinnvoll ebenfalls konsolidiert und migriert werden.

 

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Leistungen inacta

inacta verantwortete das Projekt und stellte die Projektleitung sowie den Grossteil des Projektteams. Dies beinhaltete das Setup des Projekts, inklusive Planung, Staffing und Einbettung in das übergeordnete Programm zur Ablösung des Kernsystems. Dazu gehörte auch die Bereitstellung einer geeigneten Methodik- und Softwareunterstützung für die Spezifikation aller umzusetzenden Dokumentvorlagen (inacta Spezifikationsframework).

Durch die Spezifikation der Dokumentvorlagen konnte die Anzahl von über 2'000 bestehenden auf unter 1'000 Vorlagen konsolideirt werden. Anschliessend unterstützte inacta den Kunden bei der Konzeption einer logischen Architektur für die Dokumentvorlagen. Dies wurde entlang eines standardisierten Entwicklungsprozesses umgesetzt. Dabei konnte die grosse Menge an Vorlagen sehr effizient und mit hoher Qualität entwickelt werden. Um frühzeitige Vortests realisieren zu können, wurden Fachprojekte eng in den Entwicklungsprozess eingebunden.

Für Vorbereitung und Durchführung des Rollouts stellte inacta zusätzliche Ressourcen bereit. Auch nach dem erfolgreichen Rollout wurden die Nutzer durch inacta noch unterstützt und der stabile Betrieb sichergestellt.

inacta unterstützte den Kunden zudem bei der Entwicklung von Architekturrichtlinien für das neue, zentrale OMS und den Aufbau von Betriebsprozessen.


Nutzen für den Kunden

Die Einführung der OMS-Plattform sowie die Migration der Vorlagen konnte erfolgreich, in-time für den Kunden umgesetzt werden.

Neben den primären Projektzielen wurden Mitarbeiter des Kunden im Rahmen des Projekts ausgebildet und wesentliche Artefakte (Richtlinien zur Vorlagenentwicklung und Spezifikation, Bausteinarchtiektur, etc.) für den Kunden erstellt.

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Success Story - Input Management

Einführung einer E-Mail Management Lösung

Ausgangslage

Die Anzahl der eingehenden E-Mails, welche geschäftsrelevanten Kontext beinhalten, nehmen kontinuierlich zu. Diese zu erkennen und im entsprechenden Geschäftsfall korrekt abzulegen, stellt nach wie vor eine grosse Herausforderung für Unternehmen dar. So erging es auch einem unserer Kunden, einer grossen Versicherung: Obwohl die Mitarbeitenden bereits mit elektronischen Falldossiers arbeiteten und auch eine E-Mail Archivierung im Einsatz war, konnten fallbezogene E-Mails nur umständlich zum entsprechenden Falldossier abgelegt werden.

Ziel dieses Kunden war, mit einer Lösung die relevanten E-Mails effizient dem richtigen Falldossier zuführen zu können. Dabei sollte für die E-Mail und deren Anhänge das Format einheitlich und die Qualität in der Ablage konstant gut sein.

 

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Leistungen inacta

Da der Kunde bereits eine elektronische Dossierlösung und eine vorgelagerte elektronische Postkorblösung im Einsatz hatte, fehlte nur noch die Möglichkeit, eine E-Mail direkt aus Outlook der Postkorblösung zuzuführen. Mit mailQ E-Mail Management von inacta konnte genau diese Lücke geschlossen werden. Je nach Verwendungszweck können E-Mails mit mailQ E-Mail Management, mit oder ohne Bearbeitung der Fachdaten, an ein nachgelagertes System weitergereicht werden.

Zusammen mit dem Kunden haben wir das mailQ E-Mail Management so implementiert, dass die Mitarbeitenden geschäftsrelevante E-Mails mit zwei Mausklicks direkt aus Outlook in den elektronischen Postkorb weitergeben können. Im elektronischen Postkorb werden dann allfällig fehlende, für das elektronische Falldossier relevante Angaben ergänzt.

 

Nutzen für den Kunden

Fallbezogene E-Mails einfach ablegen zu können, trägt dazu bei, dass die elektronischen Falldossiers von den Mitarbeitenden vollständig geführt werden. Dank der zusätzlichen Speicherung der originären msg-Datei, können gewohnte Mail-Funktionalitäten, wie Antworten und Weiterleiten, auch bei bereits abgelegten E-Mails weiterhin angewendet werden.

Alle Anforderungen des Kunden haben wir mit einem pragmatischen Ansatz vollumfänglich abgedeckt. Die Lösung ist optimal in die bestehende Applikationslandschaft integriert und von den Mitarbeitenden nach minimalem Schulungsaufwand bedienbar.

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Success Story - Output Management

Evaluierung und Auswahl eines Output-Management-Systems

Ausgangslage

Unser Kunde, eine schnell wachsende Tochtergesellschaft eines der führenden Rückversicherer, war im Begriff, seine IT-Infrastruktur auszubauen. Dabei sollten sowohl ein neues Kernsystem, als auch verschiedene andere IT-Systeme eingeführt werden.

Insbesondere im Bereich der Erzeugung von Massendrucksachen, aber auch bei der Erstellung von Individualkorrespondenz bestand Handlungsbedarf. Die bisherigen Systeme basierten auf MS Office oder Eigenentwicklungen und waren den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen.

Mit dem Projekt verfolgte der Kunde das Ziel, ein leistungsfähiges, auf seine Anforderungen passendes Output-Management-System zu evaluieren und auszuwählen.

 

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Leistungen inacta

inacta unterstützte den Kunden bei der systematischen Ermittlung und Konsolidierung der Fachanforderungen und der Dokumentation der technischen Rahmenbedingungen.

Die eigentliche Evaluation wurde von uns, entlang eines mehrstufigen, von der inacta entwickelten Vorgehensmodells gemeinsam mit dem Kunden, durchgeführt. Dabei wurde eine Vorauswahl von Systemen stufenweise verdichtet. Mit den beiden bestplatzierten Anbietern wurde wiederum ein Proof-of-Concept beim Kunden durchgeführt.

Das so ermittelte System wurde anschliessend beim Kunden eingesetzt. inacta unterstützt den Kunden ebenfalls beim Einführungsprojekt.

 

Nutzen für den Kunden

Durch die Nutzung des praxiserprobten Vorgehensmodells konnte der Evaluationsprozess mit grosser Effizienz durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden.

Die Auswahl des bestgeeigneten Systems, in Bezug auf die Kundenanforderungen, zeigte sich bereits in den Anfängen des Einführungsprojektes, welches aktuell noch andauert.

 

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Success Story - Output Management

Evaluation und Einführung Outputmanagementsystem

Ausgangslage

Unser Kunde, eine B2B-ausgerichtete Lebensversicherungsgesellschaft, beachbsichtigte, zusammen mit einem neuen Kernsystem auch ein zentrales OMS einzuführen. Im Vorfeld sollte ein geeignetes OMS evaluiert sowie das entsprechende Einführungsprojekt initialisiert werden.  Ziel war es, ein zentrales OMS einzuführen, die bestehenden Dokumentvorlagen zu konsolidieren und zu migrieren.

 

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Leistungen inacta

inacta unterstützte den Kunden über alle Projektphasen, von der Standardsoftware-Evaluation über das Aufsetzen und Planen des entsprechenden Einführungsprojekts bis zur Durchführung und Begleitung des Go Live. Dies beinhaltete auch die Bereitstellung der geeigneten Methodik- und Softwareunterstützung für die Spezifikation der umzusetzenden Dokumentvorlagen (inacta Spezifikationsframework). Für eine optimale Integration des OMS in die Systemlandschaft des Kunden, stellte inacta die flankierende Softwarearchitektur- und –entwicklung.

Die Umsetzung der Dokumentvorlagen erfolgte effizient und mit hoher Qualität. Entlang eines standardisierten Entwicklungsprozesses enger Einbindung der Fachspezialisten  konnten frühzeitige Vortests realisiert werden.

Für die Vorbereitung und Durchführung des Rollouts stellte inacta zusätzliche Ressourcen bereit und war anschliessend in der Stabilisierung des Betriebs und der Unterstützung der User massgeblich involviert.

inacta unterstützte den Kunden bei der Entwicklung von Architekturrichtlinien für das neue, zentrale OMS und den Aufbau von Betriebsprozessen. Die Projektleitung, Architektur- und Integrationsunterstützung sowie die Vorlagenentwicklung wurde ebenfalls durch inacta gestellt.


Nutzen für den Kunden

Die Einführung der OMS-Plattform einschliesslich der Migration der Vorlagen konnte erfolgreich und zeitgerecht für den Kunden umgesetzt werden.
Neben den primären Projektzielen wurden Mitarbeiter des Kunden im Rahmen des Projekts ausgebildet und wesentliche Artefakte (Richtlinien zur Vorlagenentwicklung und Spezifikation, Bausteinarchtiektur, etc.) für den Kunden erstellt. Für die Kommunikation steht dem Kunden heute ein modernes und flexibles Outputmanagementsystem zur Verfügung.

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Success Story - Input Management

Optimierung der papierbasierten Rechnungsverarbeitung für einen Krankenversicherer

Ausgangslage

Unser Kunde, ein Schweizer Kranken- und Unfallversicherer, hatte bereits ein internes Scan-Center aufgebaut, welches die gesamte Eingangspost digitalisierte. 
Die Erkennung der Rechnungspositionen auf TARMED-Belegen erfolgte durch einen externen Dienstleister, wobei Kosten, Durchlaufzeit und Qualität aus Kundensicht nicht zufriedenstellend waren.

Der Kunde wollte die Erkennung der Detailpositionen auf TARMED-Rechnungen mittels einer flexiblen OCR-Plattform selber durchführen. In einer zweiten Phase sollten auf dieser Plattform auch Rechnungen, welche nicht dem TARMED-Format entsprachen, verarbeitet werden können, um weitere Einsparungen zu erzielen.

 

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Leistungen inacta

inacta klärte die grundsätzliche Machbarkeit eines Insourcing ab und war federführend bei der Erarbeitung des Business-Case. Nach der Freigabe des Projektes durch die Geschäftsleitung unterstützte inacta den Kunden bei der Auswahl einer Standardlösung. 

Im Einführungsprojekt zeichnete inacta verantwortlich für das Architektur- und Schnittstellenkonzept, das Testkonzept sowie das Einführungs- und Ausbildungskonzept. Ausserdem übernahm inacta für den Kunden die systematische Erhebung und Bewertung der Anforderungen und die Steuerung des Systempartners.

Darüber hinaus unterstützte inacta den Kunden sowohl beim Testing als auch bei der Ausbildung der Endbenutzer und stellte sicher, dass deren Rückmeldungen in der gelieferten Software berücksichtigt wurden.

 

Nutzen für den Kunden

Die Lösung wurde zum gewünschten Termin und innerhalb des Kostenrahmens eingeführt und der vereinbarte Funktionsumfang wurde sogar leicht übertroffen. Die im Business Case prognostizierten Verarbeitungszeiten wurden erreicht und die berechneten Einsparungen konnten realisiert werden.

Die Benutzerakzeptanz ist hoch und die Verarbeitungsqualität ist dank der neuen Lösung ebenfalls höher. Neu kann der Kunde auch insgesamt flexibler auf Schwankungen im Mengengerüst (Posteingang) reagieren, da der ganze Verarbeitungsprozess (Digital Mailroom, OCR-Erkennung) nun unter seiner Kontrolle abgewickelt wird.

 

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Success Story - Dossier & Workflow

Sitzungsdossier, Sitzungsverwaltung und Antragsworkflow für die Geschäftsleitung eines grossen Versicherers

Ausgangslage

Unser Kunde, eine grosse Versicherung, hatte ein umfassendes Vorhaben im Bereich „elektronischer Posteingang und Postkorb“ mehrheitlich abgeschlossen.
Die Herausforderung bestand nun darin, zusätzlich zum Posteingang weitere Prozesse auf die elektronische Dossierführung umzustellen. Um dies zu erreichen, wurde das Gesamtprojekt „Elektronische Geschäftsverwaltung“ gestartet. Als eines der Pilotprojekte wurde das Sitzungsdossier der Geschäftsleitung ausgewählt. 

Das Ziel dieses Projektes war es, zusätzlich zur Bereitstellung eines elektronischen Dossiers auch die Geschäftsverwaltung auf elektronischer Basis umzusetzen.

 

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Leistungen inacta

inacta unterstützte den Kunden bei der Strukturierung und Planung des Gesamtprojektes sowie der übergeordneten Führung und Steuerung. Für das Pilotprojekt „GL-Sitzungsdossier“ übernahm inacta die operative Projektleitung.

In der Konzeptphase verantwortete inacta das Anforderungsmanagement und erstellte das Fachkonzept als Grundlage für die Spezifikation des externen Lieferanten. Die folgenden Konzepte wurden ebenso durch inacta erstellt: das Migrationskonzept (Ablösung der bisherigen Pendenzen-Verwaltungslösung), das Testkonzept für die neue Gesamtlösung und das Einführungs- und Ausbildungskonzept.

Neben diesen inhaltlichen Ergebnissen verantwortete inacta auch das Testmanagement und die Testdurchführung und unterstützte und betreute die Key-User bei der Einführung auf Basis der durch inacta erstellten Ausbildungsunterlagen und Handbücher.

 

Nutzen für den Kunden

Das Sitzungsdossier, die Sitzungsplanung und -verwaltung sowie die Geschäftskontrolle (Pendenzenmanagement) konnten zum gewünschten Termin produktiv gesetzt werden. Es wurden sowohl einige der bereits abgeschlossenen GL-Sitzungen nachgeführt als auch die gesamten Daten der bisherigen Pendenzenverwaltung erfolgreich übernommen.

Der Status sämtlicher Anträge an die GL und der Prozess der Eingabe und Prüfung sind neu für Berechtigte jederzeit ersichtlich. Änderungen an Dokumenten können jederzeit nachvollzogen werden und nach Abschluss der Sitzungen sind alle Informationen nur noch schreibgeschützt zugänglich.

Dank einer Volltextsuche sind die Unterlagen und Beschlüsse für Berechtigte sofort auffindbar und die Mehrfachablage von Dokumenten in verschiedenen Versionsständen auf Gruppenlaufwerken und in E-Mailpostfächern konnte massiv reduziert werden.

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Success Story - Input Management

Zentralisierter, elektronischer Posteingang

Ausgangslage
Unser Kunde, eine grosse Unfallversicherung, verarbeitete an knapp zwanzig Standorten über 3 Mio. Sendungen Eingangspost papierbasiert.

Dieses Vorgehen bedeutete hohen logistischen Aufwand bei gleichzeitig geringer Nachvollziehbarkeit. Ausserdem war dadurch die flexible Verlagerung von Aufgaben (über Standortgrenzen hinweg) erschwert.

Mit dem Projekt verfolgte der Kunde das Ziel, die Eingangspost vollständig zu digitalisieren und alle folgenden Bearbeitungsprozesse elektronisch abzuwickeln.

 

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Leistungen inacta
inacta war federführend bei der Erarbeitung des Business Cases und der Erstellung der Vorstudie. In der Folge unterstützten wir unseren Kunden beim Aufsetzen des Projektes und der Planung der Projektphasen, inkl. Pilotphase. Dies beinhaltete auch die Berechnung von Sourcing-Szenarien bis zur Auswahl eines geeigneten Partners für Logistik und Scanning.

Im Rahmen der Umsetzung  wurde die Briefpost direkt zum Scan-Dienstleister umgeleitet. Nach erfolgter Digitalisierung erfolgte die Erkennung und automatisierte Zuordnung des heterogenen Dokumentguts zum korrekten Prozess oder Empfänger. Auch alle nachfolgenden Schritte der Sachbearbeitung erfolgten im Anschluss elektronisch.

Zu diesem Zweck wurde von inacta eine Postkorbanwendung konzipiert, evaluiert und umgesetzt, die allen funktionalen Anforderungen gerecht wird. Sie besitzt zudem Schnittstellen zu allen in diesem Kontext relevanten Kernsystemen des Kunden
inacta unterstützte den Kunden zudem bei der Pilotierung, inkl. deren systematischer Auswertung und dem anschliessenden Rollout. Dies beinhaltete auch eine wesentliche Rolle im Rahmen von Vorortbetreuung, Mitarbeiterschulung und Changemanagement.

inacta übernahm für den Kunden die übergreifende Co-Projektleitung, die technische Projektleitung sowie verschiedene Teilprojektleitungen.

 

Nutzen für den Kunden
An verschiedenen Stellen konnten Aufwände reduziert werden, hauptsächlich im Bereich Logistik, aber auch durch den Wegfall verschiedener manueller Tätigkeiten und Arbeitsschritte auf Seiten der Sachbearbeiter. Die im Business Case berechneten Einsparungen konnten in vollem Umfang erreicht werden.
Mit Umstieg auf den neuen Prozess wurde die Eingangspost früh und durchgängig digitalisiert. Dies stellt einen wesentlichen Beitrag zur einheitlichen, elektronischen Verarbeitung des Informationseingangs über alle Eingangskanäle dar.

Kürzere Durchlaufzeiten und ein durchgängiges Monitoring des gesamten Posteingangsprozesses tragen zusätzlich zum Gesamterfolg des Projekts bei.

 

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Success Story - Dossier & Workflow

Vollständige, schnell verfügbare Personaldossiers

Ausgangslage

Unser Kunde, eine grosse Versicherung, führte tausende Personaldossiers dezentral an einer Vielzahl von Standorten papierbasiert.

Der damit verbundene administrative Verwaltungsaufwand war, aufgrund der manuellen Tätigkeiten wie Sammeln, Sortieren, Heften, Ablegen und Suchen sehr hoch. Eine effiziente Personalbewirtschaftung wurde dadurch erschwert.

Mit dem Projekt verfolgte der Kunde das Ziel, ein einheitliches und vollständiges Personaldossier für alle involvierten Stellen zu konzipieren und einzuführen.

 

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Leistungen inacta

inacta unterstützte den Kunden bei der systematischen Ermittlung und Konsolidierung der Fachanforderungen und der Erarbeitung der Lösungsarchitektur. 
Bei der Anforderungsanalyse setzte inacta bewährte Vorgehensweisen zur Durchführung der Workshops mit den Fachabteilungen ein. Die Ergebnisse der Anforderungsanalyse mündeten im Detailkonzept, welches inacta für den Kunden erstellte und das die Grundlage für die Realisierung und Einführung der Lösung bildete.

Damit die Personaldossiers vollumfänglich elektronisch abgebildet werden konnten, wurden zudem, gemeinsam mit dem Kunden, die Anforderungen an die Digitalisierung der Papierdossiers spezifiziert und mit einem externen Dienstleister umgesetzt.

inacta übernahm für den Kunden die Federführung bei der Erarbeitung des Detail- und Lösungskonzeptes.

 

Nutzen für den Kunden

Projektnutzen für den Kunden war die zeitliche und kostenmässige Senkung der Verwaltungsaufwände im Bereich der Dossieraufbewahrung und -bewirtschaftung. Die Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilungen und der Linienorganisation wurde nachhaltig verbessert und beschleunigt.

Dank der Unterstützung durch inacta wurden die Fachanforderungen vollumfänglich berücksichtigt und die anschliessende Realisierung konnte zielgerichtet und schlank angegangen werden.

 

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Success Story - Store & Archive

Audit elektronisches Archiv gemäss relevanter GeBüV-Abschnitte

Ausgangslage

Unser Kunde, eine spezialisierte Versicherung im B2B-Umfeld, arbeitete im Bereich der elektronischen Archivierung mit einem externen Dienstleister zusammen. Dieser entwickelte und betrieb das eingesetzte elektronische Archiv, inkl. vorgeschalteter Software zur Verwaltung der elektronischen Akten. Dies beinhaltete auch die elektronische Archivierung der eingescannten Papierdokumente nach erfolgter Indizierung.
Der Verwaltungsrat des Kunden beauftragte die Unternehmensführung, die GeBüV-Konfomität für das elektronische Archiv sowie die direkt betroffenen, informationsverarbeitenden Prozesse sicherzustellen.

 

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Leistungen inacta

inacta bereitete, im Kundenauftrag, den Audit vor. Hierfür wurden die, als Referenz hinzuzuziehenden Abschnitte der GeBüV gemeinsam mit dem Kunden ausgewählt und, inkl. Vorgehensmodell und Planung, dem VR zur Abnahme vorgestellt.
Nach erfolgreicher Abnahme erfolgte im nächsten Schritt der Abgleich der vorliegenden Informationen (Archivierungsrichtlinie, Prozessbeschreibungen, technische Dokumentationen) mit den GeBüV-Vorgaben. Im Anschluss erfolgte die Vorbereitung und Durchführung eines Vorort-Audits beim Archivdienstleister des Kunden. Dies umfasste die Prüfung der relevanten Betriebsprozesse beim Dienstleister, einen Audit der Software (incl. Audit der Architektur der entwickelten Archivsoftware) und eine Begehung des Rechenzentrums. 
Die Ergebnisse wurden aufbereitet, mit der Unternehmensführung des Kunden abgestimmt und als Auditbericht dem Verwaltungsrat vorgestellt.
inacta übernahm für den Kunden die Vorbereitung und Durchführung des Audits sowie die Aufbereitung der Ergebnisse.

 

Nutzen für den Kunden

Der Kunde konnte durch den Audit wesentliche Erkenntnisse über seine Archivierungslösung und ihre GeBüV-Konformität gewinnen. 
Ausserdem erhielt er wichtige Hinweise auf Schwachstellen in den relevanten Prozessen und eingesetzten Softwarekomponenten.

 

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Success Story - Store & Archive

Erarbeitung Archivierungsrichtlinie für einen Spezialversicherer

Ausgangslage

Unser Kunde, ein spezialisierter Versicherer im B2B-Geschäft hatte eine Reihe verschiedener Prozessbeschreibungen und Weisungen, in denen das Handling und die Archivierung der Dokumente geregelt wurden. Diese Fragmentierung führte dazu, dass Fragestellungen mehrfach und teils unterschiedlich geregelt wurden, andere dagegen offen blieben. 
Um den Mitarbeitern eine zentrale Quelle für die Geschäftsprozesse zu bieten und ausserdem eine Basis für den anstehenden GeBüV-Audit zu schaffen, wurde die Erarbeitung einer Archivierungsrichtlinie beschlossen.

 

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Leistungen inacta

inacta definierte das Vorgehen für die Erarbeitung der Archivierungsrichtlinie auf Basis des inacta ECM Compliance Navigators und band die erforderlichen Stakeholder bereits im Vorfeld des Projektes ein.
Im nächsten Schritt erfolgte die Sichtung der bestehenden Regelungen und Interviews mit ausgewählten Beteiligten über alle Ebenen der Organisation. Die Erkenntnisse daraus wurden von inacta in einem Ergebnisdokument zusammengefasst, wobei ein von inacta entwickeltes Referenzdokument eingesetzt wurde, um den Projektfortschritt zu beschleunigen. 
inacta führte im Anschluss auch den Vernehmlassungsprozess für den Kunden durch und finalisierte das Dokument.

 

Nutzen für den Kunden

Die erarbeitete Archivierungsrichtlinie konnte, direkt nach ihrer Verabschiedung durch den Verwaltungsrat des Kunden, bereits im Tagesgeschäft eingesetzt werden. Durch Beteiligung der wesentlichen Stakeholder bereits bei der Erarbeitung der Richtlinie, war diese praxisbezogen und wurde allgemein akzeptiert. 
Die Richtlinie diente als Basis für den folgenden GeBüV Audit und hat sich auch dafür bewährt. Auf Grund der hohen Qualität der Archivierungsrichtlinie waren keinerlei nachträglichen Anpassungen erforderlich.

 

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Success Story - Dossier & Workflow

Aufbau ECM-Plattform im Rahmen eines Syrius-Einführungsprojektes

Ausgangslage

Unser Kunde, eine Versicherungsgesellschaft in den Bereichen Kranken-, Unfall- und Sachversicherung, war im Begriff die IT-Infrastruktur komplett zu erneuern. Neben der Einführung von Syrius als neuer Kernanwendung sollten diverse Umsysteme neu aufgebaut und über eine serviceorientierte Architektur in die neue IT-Landschaft integriert werden.

Im Bereich Enterprise Information Management sollten dabei komplett neue Lösungen für Input-/Outputmanagement sowie für die Archivierung aufgebaut und in die Kernprozesse integriert werden. 

Mit dem Projekt verfolgte der Kunde das Ziel, eine neue leistungsfähige und zukunftsorientierte Plattform zur Abwicklung des Kerngeschäfts aufzubauen.

 

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Leistungen inacta

inacta unterstützte den Kunden in sämtlichen Phasen des Projekts und übernahm während der gesamten Projektlaufzeit die Projektleitung für den Bereich Enterprise Information Management. inacta war federführend im Aufbau der ECM-Plattform basierend auf IBM FileNet sowie bei der Entwicklung und Integration der ECM-Services und -Schnittstellen.

Für die Prozessunterstützung wurde das Workflowsystem von Syrius komplett in die ECM-Plattform integriert, so dass die eingehenden Dokumente nach dem Scanning automatisch dem entsprechenden Geschäftsprozess zugeordnet werden können.

 

Nutzen für den Kunden

Mit den neuen Enterprise Information Management Systemen kann der Kunde heute seine Geschäftsprozesse effizient mittels Workflows abwickeln – viele Prozesse sogar vollautomatisch. Die jährlich im zweistelligen Millionenbereich ein- und ausgehenden Dokumente stehen den zuständigen Sachbearbeitern bei Anfragen von Kunden oder für Abklärungen jederzeit elektronisch im Dossier zur Verfügung. Dies führt zu einer umfassenden und effizienten Kundenbetreuung.

 

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Referenzen

Auszug aus unserer Kundenliste

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